Программный продукт Библио-Сфера от компании-разработчика Дейтабейс100К20 предназначен для создания и управления централизованным электронным архивом документов в организации. Система обеспечивает хранение электронных документов, организацию эффективного поиска, разграничение прав доступа, мониторинг движения документов и информирование сотрудников о новых поступлениях, а также поддерживает различные библиографические форматы и многоязычные данные.

Система Библио-Сфера ориентирована на администраторов корпоративных информационных систем, специалистов по управлению документооборотом, руководителей подразделений, ответственных за контроль исполнительской дисциплины и обеспечение информационного сопровождения деятельности организации, а также на ИТ-специалистов, занимающихся внедрением и поддержкой систем электронного архивирования.

Система подходит для компаний среднего и крупного бизнеса различных отраслей — образовательных и научных учреждений, библиотек, архивов, государственных и муниципальных организаций, корпораций с разветвлённой структурой и значительным объёмом документооборота, нуждающихся в централизованном хранении и эффективном управлении электронными документами.

Функциональные возможности Библио-Сфера:

• Формирование централизованного электронного архива. Платформа позволяет создать защищённое хранилище данных, где могут накапливаться и храниться электронные документы, библиотеки и репозитории, обеспечивая упорядоченное управление информационными активами организации.
• Информационное обеспечение сотрудников. Система гарантирует оперативный доступ работников к необходимым данным, что способствует повышению эффективности работы и сокращению времени на поиск требуемой информации.
• Справочно-поисковый аппарат. Реализована возможность организации расширенного поиска по всему фонду электронных документов, что упрощает навигацию и ускоряет процесс нахождения нужных материалов.
• Разграничение доступа к данным. Система позволяет настраивать уровни доступа сотрудников к документам, вплоть до контроля доступа к каждому отдельному файлу, что обеспечивает гибкость в управлении информационными ресурсами.
• Учёт и мониторинг документов. Платформа ведёт учёт движения и местонахождения документов в организации, позволяя отслеживать их статус и местоположение, что важно для организации документооборота.
• Контроль исполнительской дисциплины. Автоматизированный мониторинг сроков прохождения электронных документов и выполнения задач помогает своевременно выявлять задержки и повышать дисциплину исполнения рабочих процессов.
• Информирование о новых поступлениях. Система оповещает сотрудников о добавлении новых документов в электронный фонд, что способствует оперативному ознакомлению с актуальной информацией.
• Поддержка различных форматов данных. Платформа совместима с российскими и международными форматами библиографических данных (RUSMARC, UNIMARC, MARC21) и поддерживает многоязычные форматы на основе UNICODE, что расширяет возможности работы с разноформатными документами.