Системы учёта информационно-технологических активов (СУИТА)

Системы учёта информационно-технологических активов (СУИТА, англ. Information Technology Asset Management Systems, ITAM) — это комплекс процессов, инструментов и методов, направленных на управление и оптимизацию использования информационно-технологических активов организации на протяжении всего их жизненного цикла. Они позволяют эффективно контролировать и управлять активами, такими как аппаратное и программное обеспечение, лицензии, данные и другие ресурсы, обеспечивая максимальную отдачу от инвестиций в ИТ и минимизацию рисков.

Учёт информационно-технологических активов (ИТА) как деятельность представляет собой систематизированный процесс идентификации, классификации, мониторинга и управления различными видами ИТ-ресурсов организации, включая аппаратное и программное обеспечение, лицензии, инфраструктурные элементы и данные. Цель учёта ИТА — обеспечить эффективное использование ИТ-активов на всех этапах их жизненного цикла, оптимизировать затраты, минимизировать риски, связанные с их эксплуатацией, и повысить общую эффективность ИТ-инфраструктуры. В рамках учёта ИТА осуществляется сбор и анализ данных о состоянии и использовании активов, планирование их обновления и модернизации, контроль соответствия лицензионным требованиям и нормативным актам.

Ключевые аспекты данного процесса:

• идентификация и инвентаризация всех ИТ-активов организации,
• классификация активов по различным критериям (тип, стоимость, критичность для бизнеса и т. д.),
• мониторинг состояния и использования активов,
• оценка эффективности использования ИТА и расчёт ROI (возврата инвестиций),
• планирование закупок и обновления ИТ-ресурсов,
• контроль соблюдения лицензионных соглашений и правовых норм,
• анализ рисков, связанных с использованием ИТА, и разработка мер по их снижению.

Важную роль в процессе учёта ИТА играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют рутинные операции, обеспечивают централизованное хранение данных об активах, позволяют строить аналитические отчёты и прогнозировать потребности в ИТ-ресурсах. Такие решения существенно повышают точность и оперативность учёта, снижают вероятность ошибок и облегчают принятие управленческих решений в области ИТ.

Системы учёта информационно-технологических активов предназначены для обеспечения комплексного управления и оптимизации использования ИТ-активов организации на протяжении всего их жизненного цикла. Они позволяют реализовать механизмы централизованного контроля над аппаратным и программным обеспечением, лицензиями, данными и другими ресурсами, что способствует повышению эффективности эксплуатации ИТ-инфраструктуры, снижению операционных затрат и предотвращению ситуаций, связанных с избыточным или неэффективным использованием активов.

Функциональное предназначение СУИТА заключается также в минимизации ИТ-рисков и обеспечении соответствия нормативным и лицензионным требованиям. Системы позволяют отслеживать состояние активов, прогнозировать необходимость их обновления или замены, оптимизировать процессы закупок и списания оборудования и ПО, а также обеспечивать соблюдение правовых и регуляторных требований в области использования ИТ-ресурсов. В результате организация получает инструмент для повышения рентабельности инвестиций в ИТ и улучшения общей информационной безопасности.

Системы учёта информационно-технологических активов в основном используют следующие группы пользователей:

• ИТ-департаменты крупных и средних организаций для контроля и оптимизации использования аппаратного и программного обеспечения, управления лицензиями и минимизации рисков, связанных с ИТ-активами.
• Компании, работающие в регулируемых отраслях (например, в финансовом секторе или здравоохранении), где требуется строгий учёт и соответствие нормативным требованиям к использованию ИТ-ресурсов.
• Организации с разветвлённой ИТ-инфраструктурой, включая холдинги и корпорации, которым необходимо централизованно управлять большим количеством активов и обеспечивать их эффективное использование.
• Компании, ориентированные на управление затратами и оптимизацию ROI (возврата инвестиций) в ИТ, которые используют СУИТА для анализа эффективности использования ресурсов и планирования закупок нового оборудования и ПО.
• Поставщики ИТ-услуг и аутсорсинговые компании, которые должны учитывать и контролировать ИТ-активы клиентов, обеспечивая при этом соответствие договорным обязательствам и стандартам качества обслуживания.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы учёта информационно-технологических активов (СУИТА) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой ИТ-инфраструктурой потребуются решения с расширенными возможностями интеграции и масштабируемости, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые и экономичные варианты. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что накладывает особые требования к функциональности и безопасности СУИТА. Не менее значимы технические ограничения, связанные с существующей ИТ-инфраструктурой, включая совместимость с операционными системами, базами данных и другими корпоративными системами.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам (например, наличие модулей для управления лицензиями, отслеживания жизненного цикла активов, анализа затрат на ИТ);
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами управления конфигурациями и т. д.);
• уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам и нормативам (например, ГОСТ, ISO, требования регуляторов);
• масштабируемость и гибкость системы для адаптации к росту и изменениям в ИТ-инфраструктуре;
• наличие механизмов отчётности и аналитики, позволяющих оценивать эффективность использования ИТ-активов и оптимизировать затраты;
• удобство интерфейса и возможности обучения пользователей, что влияет на скорость внедрения и эффективность использования системы;
• стоимость владения, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном участке ИТ-инфраструктуры, чтобы убедиться в его совместимости и эффективности. Также целесообразно изучить отзывы других организаций, уже использующих рассматриваемые СУИТА, и оценить уровень поддержки и качества обслуживания со стороны поставщика программного продукта.

Системы учёта информационно-технологических активов (СУИТА) играют ключевую роль в управлении ИТ-ресурсами организации, обеспечивая структурированный подход к контролю и оптимизации использования активов. Применение СУИТА позволяет достичь ряда существенных преимуществ:

• Оптимизация затрат на ИТ. СУИТА даёт возможность анализировать использование активов и выявлять неиспользуемые или избыточные ресурсы, что позволяет сократить расходы на приобретение, обслуживание и лицензирование ИТ-активов.
• Повышение эффективности управления активами. Система обеспечивает централизованный учёт и мониторинг всех ИТ-активов, что упрощает процесс принятия управленческих решений и повышает оперативность реагирования на изменения в ИТ-инфраструктуре.
• Минимизация рисков, связанных с использованием ИТ-активов. СУИТА позволяет отслеживать сроки действия лицензий, состояние оборудования и программного обеспечения, что снижает риски нарушения лицензионных соглашений и возникновения технических сбоев.
• Улучшение соответствия нормативным требованиям. Система помогает обеспечить соблюдение законодательства и отраслевых стандартов в области управления ИТ-активами, что особенно важно для организаций, работающих с конфиденциальной и чувствительной информацией.
• Увеличение возврата инвестиций в ИТ. Благодаря оптимизации использования активов и снижению затрат СУИТА способствует повышению рентабельности ИТ-инфраструктуры и улучшению ключевых показателей эффективности бизнеса.
• Упрощение процесса планирования и бюджетирования. СУИТА предоставляет достоверные данные о текущем состоянии ИТ-активов, что облегчает прогнозирование потребностей в ресурсах и составление бюджетов на развитие ИТ-инфраструктуры.
• Улучшение управления жизненным циклом активов. Система позволяет отслеживать все этапы жизненного цикла ИТ-активов — от приобретения до списания, что способствует рациональному использованию ресурсов и своевременному обновлению инфраструктуры.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы учёта информационно-технологических активов, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизация процессов инвентаризации информационно-технологических активов, включая аппаратное и программное обеспечение,
• управление лицензиями и отслеживание их статусов, сроков действия и условий использования,
• контроль перемещения и использования активов внутри организации,
• учёт затрат на приобретение, обслуживание и обновление ИТ-активов,
• формирование базы данных с подробной информацией об активах, включая технические характеристики, состояние и историю обслуживания.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем учёта информационно-технологических активов (СУИТА) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов управления ИТ-активами. Среди ключевых трендов будут:

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СУИТА будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для прогнозирования потребностей в ИТ-ресурсах, автоматизации процессов учёта и оптимизации использования активов.
• Применение технологий блокчейн. Блокчейн позволит обеспечить более высокий уровень прозрачности и безопасности при учёте ИТ-активов, а также упростить процессы верификации лицензий и прав доступа к ресурсам.
• Развитие облачных решений. СУИТА будут всё чаще реализовываться в облачной модели, что обеспечит гибкость масштабирования, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение доступа к данным из любой точки.
• Усиление функций аналитики и отчётности. Системы будут предоставлять более глубокие аналитические возможности, включая многомерный анализ данных, визуализацию и формирование персонализированных отчётов для разных уровней управления.
• Автоматизация жизненного цикла активов. СУИТА будут предлагать более продвинутые инструменты для автоматизации всех этапов жизненного цикла ИТ-активов — от закупки и внедрения до списания и утилизации.
• Интеграция с системами управления идентификацией и доступом (IAM). Углублённая интеграция с IAM-системами позволит более эффективно управлять правами доступа к ИТ-активам, снижая риски несанкционированного использования ресурсов.
• Развитие API и возможностей интеграции. СУИТА будут предоставлять более широкий набор API для интеграции с другими корпоративными системами, что позволит создать единую экосистему управления данными и ресурсами в организации.