Системы кадрового делопроизводства (КДП)

Системы кадрового делопроизводства (КДП, СКДП, англ. Staff Records Management Systems, SRM) – это программное обеспечения для ведения необходимой информации о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников. Такие системы обеспечивают ведение необходимых сведений в соответствие с законодательством страны.

Кадровое делопроизводство - это последовательность действий и процедур, которые необходимы для надлежащей организации работы с кадровыми документами и делами (досье) сотрудников предприятия.

В рамках данного процесса выполняется подбор персонала, заключение трудовых договоров, ведение кадрового учёта и документооборота, контроль за сроками действия договоров и соблюдением законодательства в области труда и кадрового делопроизводства.

Процесс кадрового делопроизводства является чрезвычайно важным для корректного функционирования компании и поддержания высокого уровня её эффективности.

Системы кадрового делопроизводствапредназначены для управления кадровым делами компании и хранения информации о сотрудниках. Они могут включать в себя следующие функции:

• Регистрация информации о каждом сотруднике, включая данные о персональных данных, контактной информации, квалификации, опыте работы, должностных обязанностях и т.д.
• Ведение статистики кадрового состава компании по различным параметрам, таким как возраст, пол, образование, стаж работы, и т.д.
• Учет рабочего времени сотрудников, включая отпуска, больничные листы и другие временные отсутствия.
• Обработка и отслеживание заявок на прием на работу, перевод или увольнение сотрудников.
• Подготовка и формирование документов по кадровым вопросам, таких как трудовые договоры, приказы о назначении на должность, договоры об обучении и т.д.
• Поддержка электронной обработки и обмена документацией, связанной с кадровым делопроизводством.

Таким образом, системы кадрового делопроизводства позволяют компаниям эффективно управлять своим кадровым составом, упрощая рутинные процессы и повышая эффективность работы отдела кадров, что в свою очередь влияет на общую эффективность бизнеса.

Системы кадрового делопроизводства в основном используют следующие группы пользователей:

• кадровые службы организаций — для ведения личных дел сотрудников, учёта рабочего времени, оформления отпусков и больничных, соблюдения требований законодательства;
• руководители подразделений — для получения информации о сотрудниках, планирования рабочих ресурсов, контроля исполнения трудовых обязанностей;
• сотрудники — для доступа к информации о своём графике работы, отпусках, начислениях, других кадровых данных;
• бухгалтерия и финансовые отделы — для интеграции с системами расчёта заработной платы, учёта налогов и социальных взносов;
• службы безопасности и юристы — для контроля соблюдения внутренних регламентов и законодательства, работы с конфиденциальной информацией.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем кадрового делопроизводства (КДП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации (малый бизнес, среднее или крупное предприятие), специфику отрасли и соответствующие требования к обработке персональных данных и кадровой документации, существующие технические ограничения (например, совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам), необходимость интеграции с другими корпоративными системами (например, с системами бухгалтерского учёта, ERP-системами), требования к безопасности и конфиденциальности данных, а также функциональность, которая должна включать ведение личных дел сотрудников, учёт рабочего времени, расчёт заработной платы, формирование отчётности в соответствии с законодательством.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным потребностям бизнеса (например, наличие модулей для управления отпусками и больничными, расчёта KPI, автоматизации рекрутинга);
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании и увеличением объёма данных;
• наличие механизмов обеспечения защиты персональных данных в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами;
• поддержка различных форматов интеграции с другими информационными системами (API, веб-сервисы и т. д.);
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика;
• соответствие системы отраслевым стандартам и требованиям (например, в медицинской или образовательной сфере могут быть особые требования к ведению кадровой документации);
• возможность настройки системы под специфические бизнес-процессы компании.

Окончательный выбор системы КДП должен базироваться на комплексном анализе вышеперечисленных факторов с учётом специфики деятельности компании, её текущих и будущих потребностей в управлении кадровыми ресурсами, а также способности системы адаптироваться к изменениям в законодательстве и бизнес-процессах. Важно также предусмотреть затраты на внедрение и сопровождение системы, оценить риски, связанные с переходом на новую платформу, и обеспечить обучение персонала работе с выбранным программным продуктом.

Применение системы кадрового делопроизводства может принести следующие полезные эффекты:

• Упрощение и автоматизация процессов управления кадровыми данными, что повышает эффективность и точность работы предприятия.
• Лучшая организация процессов оформления найма, обучения, оценки, увольнения и других кадровых операций, что сокращает время выполнения всех процедур.
• Возможность ускорения взаимодействий между сотрудниками и сокращения времени на обработку документации.
• Уменьшение риска обнаружения ошибок и предотвращения нарушений законодательства в отношении кадровых вопросов.
• Улучшение доступа к информации о персонале и образовании навыков, что упрощает планирование карьеры, развитие и повышение работников.

Одним словом, система кадрового делопроизводства упрощает работу компании с кадрами, объединяет массив информации в одном месте и ускоряет процессы, что положительно влияет на бизнес-процессы.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в категорию систем кадрового делопроизводства, программный продукт должен:

• Обеспечение автоматизации процессов кадрового делопроизводства.
• Возможность ведения электронного кадрового учёта и планирования кадрового потенциала.
• Генерация документов и формирование отчётов по требованию государственных органов и внутренних нужд организации.
• Учёт и контроль над процессом приема и увольнения сотрудников.
• Организация и учёт трудовых отношений и управление персоналом.
• Возможность хранения и обработки конфиденциальной информации о персонале.
• Поддержка нормативной базы, обеспечивающей соответствие проводимых операций законодательству.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году системы кадрового делопроизводства, включая КЭДО (комплексные электронные документообороты), продолжат активно развиваться под влиянием новых технологий цифровизации, что позволит оптимизировать процессы управления персоналом, повысить эффективность работы с документами и улучшить взаимодействие между сотрудниками и руководством.

• Искусственный интеллект и машинное обучение. Применение алгоритмов для автоматизации рутинных задач, таких как обработка документов, анализ данных о сотрудниках и прогнозирование потребностей в персонале, что снизит нагрузку на HR-специалистов и повысит точность данных.
• Блокчейн-технологии. Использование для создания надёжных и неизменяемых записей о кадровых документах, что повысит безопасность и доверие к информации, а также упростит процесс верификации данных.
• Интеграция с системами ERP и другими корпоративными приложениями. Углубление взаимодействия с другими системами для более точного планирования ресурсов, учёта рабочего времени и улучшения координации между различными отделами.
• Мобильные приложения и платформы. Развитие мобильных решений для обеспечения доступа сотрудников к кадровым документам и инструментам управления карьерой в любое время и в любом месте, что повысит их гибкость и вовлечённость.