Системы электронного документооборота (СЭД)

Системы электронного документооборота (СЭД, англ. Electronic Document Management Systems, EDM) помогают пользователям создавать, хранить и обмениваться документами – от стандартных форм, контрактов и технической документации до корреспонденции и официальной переписки. Эти программные приложения и сервисы включают в себя такие функции, как pахват изображений, поиск документов, создание цепочек документооборота и управление доступом, которые позволяют пользователям легко перемещаться по деловым документам.

Документооборот как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, связанных с созданием, обработкой, хранением, передачей и архивированием документов в организации. Он охватывает весь цикл работы с документами — от их первоначального создания или получения извне до окончательного архивирования или уничтожения. Документооборот обеспечивает эффективное взаимодействие между структурными подразделениями компании, а также с внешними контрагентами, поддерживает юридическую значимость документов и способствует соблюдению нормативных требований.

В рамках документооборота осуществляются следующие процессы:

• создание и редактирование документов,
• согласование и утверждение документов,
• регистрация и учёт документов,
• маршрутизация и передача документов между подразделениями и сотрудниками,
• контроль исполнения документов,
• хранение и архивация документов,
• поиск и предоставление доступа к документам по запросу.

В современных условиях цифровизация документооборота становится неизбежной, и программные решения, такие как системы электронного документооборота (СЭД), играют в этом процессе ключевую роль. Они позволяют автоматизировать рутинные операции, сократить время на обработку документов, обеспечить безопасный обмен информацией и повысить общую эффективность работы с документацией в организации.

Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации процессов создания, хранения, обработки и обмена документами в организации. Они позволяют оптимизировать работу с документацией, обеспечивая эффективное управление потоками документов, упрощение процедур согласования и утверждения, а также повышение скорости и качества обмена информацией между сотрудниками и подразделениями.

Функциональное предназначение СЭД заключается в создании единой цифровой среды для работы с документами, которая обеспечивает удобный доступ к необходимым файлам, возможность отслеживания истории изменений и версий документов, контроль прав доступа и разграничение полномочий пользователей. Кроме того, системы электронного документооборота способствуют снижению издержек, связанных с печатью, доставкой и хранением бумажных документов, а также минимизации рисков потери или повреждения информации.

Системы электронного документооборота в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние коммерческие организации для оптимизации внутренних и внешних документооборотных процессов и снижения издержек на бумажную документацию;
• государственные и муниципальные учреждения для автоматизации работы с официальными документами и повышения эффективности административных процедур;
• образовательные и научные учреждения для управления учебными и научными материалами, а также для организации взаимодействия между сотрудниками и студентами;
• медицинские учреждения и фармацевтические компании для работы с медицинской документацией, историями болезни и другими важными данными;
• юридические фирмы и нотариальные конторы для управления контрактами, договорами и другими юридическими документами;
• производственные предприятия для организации работы с технической документацией, чертежами и другими производственными материалами.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем электронного документооборота (СЭД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в конкретных бизнес-процессах. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и управления большими объёмами данных. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные акты — например, в финансовом секторе и здравоохранении существуют строгие правила обработки и хранения конфиденциальной информации, которые должны поддерживаться СЭД. Технические ограничения инфраструктуры организации, такие как существующая ИТ-инфраструктура, поддерживаемые протоколы и стандарты, также играют значительную роль в выборе системы. Не менее важно оценить функциональность системы: наличие модулей для сканирования и распознавания документов, возможности построения сложных маршрутов документооборота, инструменты поиска и фильтрации, механизмы контроля доступа и аудита действий пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам организации;
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными системами (например, ERP, CRM);
• поддержка необходимых форматов документов и возможностей их обработки (например, PDF, DOCX, XML);
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности (шифрование данных, аутентификация пользователей, аудит действий);
• масштабируемость системы и возможность расширения функциональности за счёт модулей или API;
• удобство пользовательского интерфейса и наличие обучающих материалов для сотрудников;
• поддержка мобильных устройств и возможность удалённого доступа к системе;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям к электронному документообороту в государственных учреждениях);
• наличие службы технической поддержки и возможности обновления системы.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном объёме задач, чтобы оценить её работоспособность и удобство использования в реальных условиях. Также целесообразно изучить отзывы других организаций, уже использующих рассматриваемые СЭД, и учесть их опыт в части выявленных преимуществ и недостатков систем.

Решения для управления документооборотом могут помочь в цифровой трансформации организации, избавив бизнес от необходимости ручного бумажного документооборота.

Ниже перечислены некоторые преимущества использования программных решений для управления документами:

• Доступ к документам в любом месте и в любое время,
• Совместная работа через общий доступ к файлам,
• Снижение затрат, связанных с хранением и циркуляцией физических (материальных) документов,
• Защита критически важных бизнес-документов от несанкционированного доступа, киберпреступности, программ-вымогателей и стихийных бедствий.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в категорию СЭД, программный продукт должен:

• Организовывать хранение документов, доступ, совместное использование и редактирование документов на единой платформе.
• Выполнять полнотекстовый поиск соответствующих файлов и документов путём ввода ключевых слов в полях поиска.
• Управлять доступом и разрешениями к документам для определенных лиц или групп сотрудников и внешних контрагентов, а также управлять тем, кто может просматривать и/или редактировать документы.
• Предлагать инструменты совместной работы, давать делиться документами с отдельными лицами или группой людей, создавать маршруты движения (согласования, утверждения) документов, а также разрешать им редактировать и добавлять комментарии.
• Осуществлять захват документов, используя технологию захвата изображений для оцифровки печатных документов. Продвинутые платформы предлагают оптическое распознавание символов (OCR) и функцию поиска.
• Архивировать документы, создавать централизованное хранилище для хранения конфиденциальных и архивных данных для дальнейшего использования.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем электронного документооборота (СЭД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей работы с большими объёмами данных, повышения уровня безопасности и применения технологий искусственного интеллекта для автоматизации рутинных процессов. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с ERP и CRM-системами. СЭД будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия и управления взаимоотношениями с клиентами, что позволит обеспечить бесшовный обмен данными и повысить эффективность бизнес-процессов.
• Применение технологий Big Data. Системы будут обрабатывать и анализировать большие объёмы данных, что позволит выявлять закономерности в документообороте, оптимизировать рабочие процессы и принимать более обоснованные управленческие решения.
• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СЭД будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты информации.
• Автоматизация с помощью ИИ. Искусственный интеллект будет использоваться для автоматического распознавания и классификации документов, извлечения ключевых данных, проверки соответствия документов стандартам и регламентам, что существенно сократит время обработки.
• Развитие мобильных решений. СЭД будут предоставлять более широкие возможности для работы с документами на мобильных устройствах, что позволит пользователям оперативно получать доступ к информации и выполнять необходимые действия вне офиса.
• Блокчейн-технологии для обеспечения целостности данных. Использование блокчейн-технологий позволит гарантировать неизменность и подлинность документов, что особенно важно для юридически значимых бумаг и в сферах с высокими требованиями к безопасности данных.
• Развитие облачных решений. Облачные СЭД станут более популярными благодаря возможности масштабирования, снижению затрат на инфраструктуру и упрощению процесса развёртывания и обновления систем.