Описание системы Flow

Flow — это облачная CRM-СЭД для оброзовательных организаций. Автоматизирует документооборот от подачи заявки до окончания обучения: приём и статус заявок, автогенерация документов, личные кабинеты, интеграция, обмен данными и цифровой след.

Программный продукт Flow (рус. Флоу) от Национального исследовательского Томского государственного университета предназначен для обеспечения полного цикла работы с абитуриентами и слушателями. Имеется аттестация ФСТЭК, соблюдены все требования безопасности.

Пользователи системы - приёмные комиссии, администраторы учебных организаций и сами слушатели: абитуриенты могут подавать все документы через личный кабинет, оплачивать обучение, образовательные организации — проверять и генерировать документы, приказы и договоры, администраторы — управлять процессами приёма и выпуска. Для слушателей предусмотрен интерфейс, где они получают уведомления, загружают сканы и следят за статусом своей заявки.

Ключевые характеристики Flow: бесшовная интеграция с LMS Odin (после подачи заявки пользователь переходит в систему обучения, а данные об успеваемости возвращаются обратно). Возможна интеграция с любой LMS посредством API. Система позволяет настраивать этапы обработки заявок, добавлять кастомные поля и документы, работать с тегами, делать массовые рассылки и автоматизировать шаблоны документов.

Функциональные возможности Flow:

• Управление полным циклом приёма. Система охватывает все этапы работы с абитуриентами: от подачи заявки через личный кабинет до формирования приказов о зачислении, включая проверку документов, назначение статусов и контроль выполнения процедур.
• Гибкая настройка форм заявок. Позволяет создавать индивидуальные формы подачи заявок с настраиваемыми полями, валидацией данных и возможностью загрузки файлов, адаптируя процесс под специфику конкретного образовательного учреждения.
• Автоматизированная генерация документов. Обеспечивает формирование договоров, заявлений и приказов на основе шаблонов с автоматической подстановкой данных из карточек слушателей, включая массовую генерацию документов для комиссий.
• Персональные кабинеты участников. Предоставляет раздельные интерфейсы: абитуриентам — для подачи документов и отслеживания статуса, сотрудникам — для обработки заявок и управления процессами через административный интерфейс.
• Контроль и аудит процессов. Ведёт журнал действий по каждой заявке с фиксацией всех этапов обработки (проверка, согласование, формирование документов), обеспечивая прозрачность и возможность анализа эффективности работы приёмной комиссии.
• Механизмы автоматизации коммуникаций. Реализует систему автоматических уведомлений и массовых рассылок для информирования абитуриентов о статусе заявок, сроках подачи документов и других важных событиях.
• Гибкое управление бизнес‑процессами. Даёт возможность настраивать последовательность этапов обработки заявок, распределять роли между сотрудниками, использовать тегирование для классификации заявок и оптимизировать рабочие процессы без программирования.

С точки зрения технологической архитектуры Flow работает в облачной модели. Предусмотрены элементы автоматизации документооборота и BPM-подход: создание и хранение форм, маршрутов согласования, генерация приказов.

Уникальность Flow заключается в отраслевой специализации — продукт рассчитан именно на образовательные учреждения, что позволяет учесть их специфические процессы (зачисление, квотирование, прием оплат, выпуск, приказная документация), а также в глубокой интеграции с системой обучения Odin, реализуя единый цифровой поток «приём — обучение — отчётность».