Системы управления рабочими процессами (СУРП)

Системы управления бизнес-процессами (СУРП, англ. Business Process Management Systems, BPM) – это программные продукты, предназначенные для автоматизации и управления бизнес-процессами в компании. Они помогают организовать и контролировать работу различных отделов, обеспечивая системность и эффективность выполнения задач.

Управление рабочими процессами (бизнес-процессами) представляет собой комплексный подход к организации, контролю и оптимизации всех видов деятельности в компании. Этот процесс включает в себя структурирование, автоматизацию и улучшение повторяющихся задач и процессов для достижения более эффективной стратегии и целей бизнеса.

Основные этапы управления рабочими процессами включают:

• Проектирование: Анализ текущих процессов для выявления их сильных и слабых сторон. Определение ключевых показателей эффективности (КПЭ), таких как среднее время реакции на запросы службы поддержки, процент продуктов с дефектами и коэффициент текучести кадров.
• Моделирование: Визуализация процессов с помощью различных методов, таких как диаграммы Ганта или сети Петри, для лучшего понимания и освоения плана действий.
• Мониторинг: Отслеживание КПЭ для подтверждения работоспособности новых процессов. Это помогает выявить области для улучшения и корректировки.
• Оптимизация: Постоянное улучшение процессов по мере их развития. Это может включать автоматизацию шагов, изменение организационных структур и добавление или удаление ресурсов.
• Расширение и углубление: Комбинированный подход, включающий как выбор наиболее важных процессов для улучшения (углубление), так и понимание работы всей организации и её процессов (расширение).

Преимущества управления рабочими процессами включают:

• Повышение эффективности: Оптимизация процессов позволяет сосредоточиться на более продуктивной работе.
• Снижение риска ошибок: Автоматизация и структурирование процессов уменьшают вероятность сбоев и ошибок.
• Автономия сотрудников: Четко прописанные процессы позволяют сотрудникам брать на себя ответственность и управлять задачами самостоятельно.
• Регулирование доступа к данным: Контроль доступа к данным обеспечивает безопасность и конфиденциальность информации.
• Удовлетворенность клиентов: Улучшенные внутренние процессы приводят к лучшим продуктам и услугам, что повышает удовлетворенность клиентов.

Таким образом, управление рабочими процессами является ключевым элементом в повышении эффективности и конкурентоспособности компании, обеспечивая структурированный и контролируемый подход к управлению всеми аспектами её деятельности. Для управления рабочими процессами в компаниях применяются специализированные системы класса Систем управления рабочими процессами (BPM / BPMS).

Системы управления рабочими процессами (BPM) предназначены для автоматизации, оптимизации и контроля всех бизнес-процессов в компании. Они позволяют структурировать и моделировать рабочие процессы, автоматизировать рутинные задачи, а также мониторить и оптимизировать их выполнение.

BPMS предназначены для повышения эффективности и прозрачности работы компании. Они помогают сократить время выполнения задач, уменьшить количество ошибок и повысить качество обслуживания клиентов. Благодаря этим системам, компании могут быстро реагировать на изменения рынка и новые требования, что делает их более гибкими и конкурентоспособными.

Системы управления рабочими процессами в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и менеджеры среднего и высшего звена для контроля выполнения задач, анализа эффективности бизнес-процессов и принятия управленческих решений;
• сотрудники отделов, участвующих в бизнес-процессах, для выполнения заданий, отслеживания своих задач и взаимодействия с коллегами;
• специалисты по оптимизации бизнес-процессов и бизнес-аналитики для моделирования, анализа и улучшения рабочих процедур;
• ИТ-специалисты и администраторы систем для настройки, поддержки и обеспечения бесперебойной работы СУРП;
• проектные менеджеры для планирования, координации и контроля реализации проектов в рамках компании.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления рабочими процессами (СУРП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются системы с расширенными возможностями интеграции, масштабируемости и поддержки большого числа пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнес-процессов — например, в финансовом секторе могут быть необходимы функции строгого контроля доступа и аудита действий пользователей, а в производственной сфере — возможности интеграции с системами ERP и MES. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к безопасности данных, совместимость с используемым программным и аппаратным обеспечением. Кроме того, стоит обратить внимание на такие аспекты, как наличие модулей для аналитики и отчётности, возможности кастомизации под специфические задачи, поддержка мобильных устройств и удалённой работы, а также качество технической поддержки и обучения пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам компании;
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными системами и базами данных;
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных, финансовым и банковским стандартам);
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала по мере роста компании;
• наличие механизмов для мониторинга и анализа эффективности бизнес-процессов;
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей;
• поддержка различных платформ и устройств, включая мобильные;
• наличие обучающих материалов и программ для пользователей, а также качество технической поддержки;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа перечисленных факторов можно сформировать перечень критериев, который позволит объективно сравнить доступные на рынке решения и выбрать наиболее подходящую СУРП. Важно также предусмотреть этап пилотного внедрения или тестирования системы, чтобы оценить её работоспособность и удобство в реальных условиях эксплуатации, а также выявить возможные проблемы на раннем этапе.

Системы управления рабочими процессами (СУРП) играют ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов компании, обеспечивая более высокий уровень контроля и эффективности работы. Применение СУРП позволяет достичь ряда существенных преимуществ:

• Повышение эффективности бизнес-процессов. СУРП автоматизируют рутинные операции и оптимизируют рабочие потоки, что позволяет сократить время выполнения задач и повысить производительность труда сотрудников.
• Улучшение координации между отделами. Система обеспечивает единое информационное пространство, где все участники бизнес-процессов могут видеть текущие задачи и их статус, что способствует более слаженной работе подразделений.
• Снижение количества ошибок. За счёт автоматизации и стандартизации процессов СУРП минимизируют вероятность человеческих ошибок, что повышает качество продукции или услуг и снижает издержки, связанные с исправлением дефектов.
• Прозрачность и контроль выполнения задач. СУРП предоставляют возможность отслеживать каждый этап бизнес-процесса, что позволяет оперативно выявлять и устранять узкие места, а также повышать ответственность сотрудников.
• Упрощение масштабирования бизнеса. Система облегчает внедрение новых процессов и адаптацию к изменениям в бизнесе, что особенно важно при расширении компании и выходе на новые рынки.
• Оптимизация использования ресурсов. СУРП помогают рационально распределять человеческие и материальные ресурсы, сокращая издержки и повышая рентабельность бизнеса.
• Улучшение аналитики и отчётности. Система собирает и анализирует данные о бизнес-процессах, предоставляя руководству детальную отчётность и возможность принимать обоснованные управленческие решения на основе актуальных данных.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления рабочими процессами, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• моделирование и визуализация бизнес-процессов с использованием графических нотаций, позволяющих наглядно представить последовательность действий и взаимосвязи между ними,
• управление потоками работ, включая распределение задач между сотрудниками и подразделениями в соответствии с определёнными правилами и условиями,
• контроль исполнения задач и этапов бизнес-процессов с возможностью отслеживания текущего статуса и истории выполнения,
• настройка условий запуска и выполнения процессов, включая триггеры и события, инициирующие начало или переход на следующий этап процесса,
• обеспечение взаимодействия участников бизнес-процессов через встроенные механизмы коммуникации и обмена документами.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления рабочими процессами (СУРП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с технологиями искусственного интеллекта, развития низкокодовых и бескодовых платформ, повышения внимания к аналитике данных в реальном времени, расширения возможностей для удалённой работы и коллаборации, а также роста значимости кибербезопасности и соответствия регуляторным требованиям.

• Интеграция с ИИ и машинным обучением. СУРП будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для автоматизации принятия решений, прогнозирования потребностей бизнеса и оптимизации рабочих процессов на основе анализа больших объёмов данных.
• Развитие низкокодовых и бескодовых платформ. Увеличится доля СУРП, позволяющих пользователям без глубоких технических знаний создавать и модифицировать бизнес-процессы, что ускорит внедрение изменений и снизит зависимость от IT-специалистов.
• Аналитика в реальном времени. СУРП будут предоставлять более продвинутые инструменты для мониторинга и анализа данных в режиме реального времени, что позволит оперативно реагировать на изменения рыночной ситуации и внутренних процессов компании.
• Удалённая работа и коллаборация. Системы будут предлагать расширенные возможности для удалённой работы, включая интеграцию с инструментами для видеоконференций, обмена документами и совместной работы над проектами в режиме онлайн.
• Кибербезопасность и соответствие регуляторным требованиям. В условиях растущего числа киберугроз и ужесточения законодательства СУРП будут включать более совершенные механизмы защиты данных и инструменты для обеспечения соответствия нормативным требованиям.
• Персонализация пользовательского опыта. СУРП станут предлагать более гибкие настройки интерфейса и функционала, адаптируясь к индивидуальным потребностям пользователей и их ролям в компании.
• Облачные технологии и масштабируемость. Дальнейшее развитие облачных решений позволит СУРП обеспечивать высокую масштабируемость, гибкость развёртывания и доступность систем с любых устройств и из любой точки мира.