Системы управления деловыми поездками (СУДП)

Системы управления деловыми поездками (СУДП; англ. Business Travel Management, BTM) используется для бронирования и управления организацией поездок в деловых целях, а также для отслеживания состоявшихся поездок, составления отчётов о них и обработки служебных заданий. Эти инструменты позволяют применять и отслеживать установленные в компании правила в отношении поездок, а также обобщать счета за поездки для целей учёта расходов и отчётности.

Управление деловыми поездками — это комплекс мероприятий, направленных на организацию, контроль и оптимизацию поездок сотрудников компании в служебных целях. Эта деятельность включает планирование маршрутов, бронирование транспортных и гостиничных услуг, обеспечение соблюдения корпоративных правил и политик в отношении поездок, сбор и анализ данных о расходах, формирование отчётности и контроль исполнения служебных заданий. Эффективное управление деловыми поездками позволяет сократить издержки, повысить производительность труда и обеспечить соблюдение корпоративных стандартов.

Среди ключевых аспектов управления деловыми поездками можно выделить:

• планирование и согласование поездок с учётом рабочих графиков и задач,
• выбор оптимальных маршрутов и видов транспорта,
• бронирование билетов и отелей,
• контроль соблюдения корпоративных правил и политик,
• учёт и анализ расходов на поездки,
• формирование отчётности для бухгалтерии и руководства,
• отслеживание выполнения служебных заданий в рамках поездок.

В современных условиях важную роль в управлении деловыми поездками играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют рутинные процессы, обеспечивают централизованное хранение данных и позволяют получать аналитическую информацию в режиме реального времени. Системы управления деловыми поездками (СУДП) существенно упрощают работу с большим объёмом данных, минимизируют вероятность ошибок и способствуют более эффективному управлению корпоративными расходами.

Решения для управления поездками предоставляют пользователям инструмент для бронирования и автоматической отчётности о своих покупках в путешествиях, вместо того чтобы использовать отдельных агентов или отправлять чеки, квитанции и иные документы, получаемые самостоятельно, в данные программные продукты для управления расходами. Это программное обеспечение также включает платежные реквизиты компании, чтобы сотрудник мог оплатить поездку без возмещения, а компания могла легко отслеживать их расходы для целей отчетности.

Сотрудники компаний, которые не используют программное обеспечение для управления поездками, традиционно бронируют поездки для бизнеса через веб-сайт или туристическое агентство, а затем отправляют форму расходов для возмещения. Новый способ для организаций любого размера заключается в том, что сотрудники могут самостоятельно бронировать поездки с помощью программного обеспечения для управления поездками, которое уже включает в себя политику компании в отношении поездок и рабочие процессы утверждения.

Получить пользу от использования программного обеспечения для управления поездками могут как малые предприятия, так и корпоративные компании.

Программное обеспечение для управления поездками может быть использовано любым сотрудником компаний любого размера. Чаще всего он используется следующими типами сотрудников:

• Командируемые сотрудники: Любой сотрудник компании, которому необходимо совершить поездку для встречи с текущим или потенциальным клиентом, или решения иной деловой задачи, может использовать программное обеспечение для управления поездками для исследования и бронирования своих поездок.
• Бухгалтерские команды: Бухгалтерские команды используют программное обеспечение для управления поездками, чтобы реализовать возможности подготовки отчётности и планирования. Система позволяет им отслеживать расходы, связанные с поездками, и принимать важные решения в отношении бюджетов поездок и планирования будущих лимитов расходов или ограничений.
• Менеджеры: Менеджеры используют данное программное обеспечение для проверки и утверждения поездок и расходов сотрудников, обработки командировочных отчётов и служебных заданий, а также для получения информации об общих расходах на поездки.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления деловыми поездками (СУДП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые позволят обеспечить эффективное решение задач компании и оптимизировать процессы управления корпоративными поездками. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с большим количеством сотрудников и разветвлённой географией бизнес-присутствия потребуются СУДП с расширенными возможностями масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере IT и финансовых услуг могут быть особые требования к безопасности данных и соответствию нормативным актам, а в производственных компаниях — к интеграции с логистическими системами. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и надёжности системы, а также возможности её кастомизации под уникальные бизнес-процессы компании.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-задачам (например, наличие модулей для бронирования билетов и отелей, управления визовыми и иммиграционными вопросами, отслеживания статусов поездок);
• возможность интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами бухгалтерского учёта и т. д.);
• уровень безопасности и защиты данных (шифрование информации, многоуровневый доступ, соответствие стандартам информационной безопасности);
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала в будущем;
• наличие механизмов отчётности и аналитики, позволяющих получать сводные данные о расходах на командировки, эффективности использования бюджета и т. п.;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• техническая поддержка и обновления со стороны поставщика решения, включая сроки выпуска патчей и обновлений, доступность документации и обучающих материалов;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям к обработке персональных данных, налоговым и бухгалтерским нормативам).

Кроме того, при выборе СУДП стоит обратить внимание на репутацию поставщика решения, наличие успешных кейсов внедрения в компаниях со схожей отраслевой и организационной спецификой, а также на условия лицензирования и стоимость владения системой в долгосрочной перспективе. Важно также учесть, насколько система способна адаптироваться к изменениям в бизнес-процессах компании и внешней среде, например, к введению новых правил и ограничений на международные поездки или изменению тарифов транспортных и гостиничных сервисов.

Системы управления деловыми поездками (СУДП) предоставляют компаниям инструменты для оптимизации процессов, связанных с организацией и учётом деловых поездок. Применение СУДП позволяет повысить эффективность работы, сократить затраты и улучшить контроль над расходами. Среди основных преимуществ таких систем можно выделить:

• Автоматизация процессов бронирования. СУДП позволяют автоматизировать процесс бронирования билетов, отелей и других услуг, что сокращает время на организацию поездок и минимизирует вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.
• Централизованный учёт и контроль. Система обеспечивает централизованное хранение данных о поездках, что упрощает контроль над расходами, соблюдением корпоративных правил и политик в отношении деловых поездок.
• Оптимизация расходов. СУДП помогают оптимизировать расходы на деловые поездки за счёт выбора наиболее выгодных предложений от поставщиков услуг, а также благодаря возможности анализа затрат и выявления возможностей для сокращения издержек.
• Улучшение отчётности и аналитики. Система позволяет генерировать детальные отчёты о поездках, анализировать тенденции и делать прогнозы, что способствует более обоснованному принятию решений в области управления деловыми поездками.
• Соблюдение корпоративных политик. СУДП обеспечивают соблюдение установленных в компании правил и политик в отношении деловых поездок, что снижает риски нарушения корпоративных стандартов и нормативных требований.
• Повышение производительности сотрудников. За счёт автоматизации рутинных задач сотрудники освобождаются от необходимости вручную заниматься организацией поездок, что позволяет им сосредоточиться на более важных рабочих задачах.
• Упрощение взаимодействия с поставщиками услуг. СУДП обеспечивают эффективное взаимодействие с авиакомпаниями, отелями и другими поставщиками услуг, что позволяет получать более выгодные условия и скидки благодаря объёму бронирований.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления деловыми поездками, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• бронирование транспортных услуг (авиабилеты, железнодорожные билеты, аренда автомобилей),
• бронирование и управление размещением в гостиницах и других средствах размещения,
• отслеживание статусов поездок и изменений в бронированиях в режиме реального времени,
• управление соблюдением корпоративных правил и политик в отношении деловых поездок,
• обработка и систематизация счетов за поездки для дальнейшего учёта и отчётности.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления деловыми поездками (СУДП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов. Развитие СУДП будет направлено на улучшение пользовательского опыта, оптимизацию затрат и повышение прозрачности управления корпоративными поездками.

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СУДП будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для прогнозирования потребностей в поездках, оптимизации маршрутов и выбора наиболее выгодных предложений от поставщиков услуг.
• Бесшовная интеграция с корпоративными системами. СУДП будут обеспечивать более тесную интеграцию с ERP-системами, системами управления персоналом и другими корпоративными приложениями для автоматического обмена данными и синхронизации информации.
• Применение технологий блокчейн. Блокчейн может быть использован для обеспечения прозрачности и неизменности данных о поездках, подтверждения расходов и автоматизации процессов согласования и оплаты.
• Развитие мобильных решений. Мобильные приложения СУДП станут более функциональными, предлагая пользователям удобный интерфейс для планирования и управления поездками в режиме реального времени.
• Углублённый анализ данных и отчётность. СУДП будут предоставлять расширенные возможности для анализа данных о поездках, позволяя компаниям выявлять тенденции, оптимизировать расходы и улучшать политику управления поездками.
• Внедрение технологий расширенной реальности (AR). AR-технологии могут быть использованы для улучшения ориентации сотрудников в незнакомом городе, предоставления информации о местах проживания и питания, а также для визуализации маршрутов и достопримечательностей.
• Усиление мер кибербезопасности. В связи с ростом объёмов данных и увеличением числа киберугроз СУДП будут внедрять более продвинутые решения для защиты конфиденциальной информации и предотвращения несанкционированного доступа.