Системы корпоративных чатов (СКЧ)

Системы корпоративных чатов (СКЧ, англ. Business Chat Systems, BCS) — это программы или платформы для стационарных компьютеров или смартфонов, предназначенные для мгновенного обмена сообщениями и материалами между сотрудниками компании. Они помогают систематизировать корпоративную коммуникацию и обеспечивают защищённое взаимодействие между сотрудниками и партнёрами.

Корпоративный чат как процесс общения и коммуникации — это форма взаимодействия между сотрудниками внутри организации, осуществляемая через специализированные цифровые платформы. Этот процесс направлен на обеспечение эффективного обмена информацией, координацию совместной работы и укрепление командного духа. Корпоративный чат позволяет участникам быстро обсуждать рабочие вопросы, делиться документами, координировать задачи и принимать решения в режиме реального времени, что способствует повышению общей продуктивности и снижению времени на коммуникацию по сравнению с традиционными методами, такими как электронная почта или телефонные звонки.

Системы корпоративных чатов предназначены для обеспечения внутренней коммуникации и обмена информацией между сотрудниками компании. Они позволяют организовать обсуждение рабочих вопросов, координацию задач, обмен документами и совместную работу над проектами в режиме реального времени, что способствует повышению эффективности взаимодействия между отделами и командами.

Системы корпоративных чатов в основном используют следующие группы пользователей:

• Штатные сотрудники — работники компании всех уровней, от рядовых исполнителей до топ-менеджмента, использующие чат для оперативного общения и решения рабочих задач,
• Проектные команды — группы специалистов, объединенных для работы над конкретными проектами, использующие чаты для координации действий,
• Отделы и подразделения — структурные единицы компании, ведущие внутреннее общение и обмен документами в рамках своего направления,
• Внешние партнеры — представители подрядных организаций, фрилансеры и консультанты, взаимодействующие с компанией по рабочим вопросам,
• Клиенты компании — пользователи продуктов и услуг, участвующие в обсуждениях через специальные каналы коммуникации,
• Администраторы системы — специалисты, отвечающие за настройку, поддержку и управление корпоративной системой общения,
• Руководители и менеджеры — лица, использующие чат для постановки задач, контроля исполнения и координации работы подчиненных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Системы корпоративных чатов (СКЧ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в рамках конкретных бизнес-процессов и организационной структуры компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации (малый бизнес, средняя или крупная компания), специфику отрасли (например, финансовая сфера, производство, IT-компании имеют разные требования к безопасности и функциональности), существующие технические ограничения (поддержка определённых операционных систем и устройств, интеграция с текущей ИТ-инфраструктурой), а также потребности в дополнительных функциях (например, возможность проведения видеоконференций, интеграция с CRM- и ERP-системами, наличие инструментов для создания и управления рабочими группами).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• уровень защищённости передаваемых данных и соответствие требованиям законодательства в области информационной безопасности (например, требования к шифрованию данных, хранению информации на серверах с определёнными сертификатами безопасности);
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании и увеличением числа пользователей;
• наличие механизмов для управления правами доступа и ролевой модели, позволяющей настраивать уровень доступа к информации для различных групп пользователей;
• поддержка интеграции с другими корпоративными системами и сервисами (например, почтовыми серверами, системами документооборота, облачными хранилищами);
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками без глубокого технического образования;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика, а также чёткие SLA (соглашения об уровне обслуживания);
• возможность кастомизации системы под специфические нужды компании, включая разработку дополнительных модулей и интеграционных решений.

Окончательный выбор СКЧ должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов, а также на оценке соотношения стоимости внедрения и эксплуатации системы к получаемым бизнес-выгодам. Необходимо провести пилотное тестирование нескольких решений, чтобы оценить их работоспособность в реальных условиях и убедиться в соответствии заявленным требованиям.

Системы корпоративных чатов позволяют сотрудникам быстро и эффективно обмениваться информацией, что способствует ускорению принятия решений и повышению общей продуктивности. Они обеспечивают централизованное место для обсуждения проектов, координации задач и обмена документами, что упрощает процесс совместной работы и снижает вероятность недопонимания между членами команды.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем корпоративных чатов, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Поиск по истории сообщений и файлам для быстрого доступа к необходимой информации.
• Возможность прикрепления файлов и обмена документами внутри чата.
• Уведомления о новых сообщениях и упоминаниях пользователя.
• Создание публичных и приватных чатов для разных целей и проектов.
• Поддержка ботов для автоматизации рутинных задач и интеграции с другими сервисами.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году рынок корпоративных чатов переживает трансформацию в сторону более интеллектуальных и интегрированных решений, где искусственный интеллект становится ключевым драйвером развития, а безопасность и удобство использования выходят на первый план:

• Интеграция искусственного интеллекта. Чат-боты и виртуальные ассистенты будут полностью автоматизировать планирование рабочего времени, анализ коммуникаций и выполнение рутинных задач, что существенно повысит эффективность работы команд.
• Мультиформатное взаимодействие. Расширение возможностей коммуникации через поддержку различных форматов: текстовые сообщения, голосовые чаты, видеозвонки и элементы виртуальной реальности для более эффективного взаимодействия сотрудников.
• Углубленная аналитика. Развитие инструментов сбора и анализа данных о коммуникациях позволит компаниям оценивать эффективность взаимодействия между отделами, выявлять узкие места в рабочих процессах и оптимизировать бизнес-операции.
• Повышенная безопасность. Внедрение усовершенствованных механизмов шифрования, многофакторной аутентификации и контроля доступа для защиты корпоративной информации от внешних угроз.
• Гибридный формат работы. Адаптация платформ под различные модели работы, включая удаленный и офисный форматы, с обеспечением бесшовной коммуникации между всеми участниками процесса.
• Персонализация интерфейса. Настройка под индивидуальные потребности пользователей, включая персонализированные рекомендации, адаптивные функции и удобный доступ к часто используемым инструментам.
• Интеграционные возможности. Тесная связка с другими корпоративными системами: CRM, ERP, календарями и инструментами для управления проектами для создания единой экосистемы бизнес-коммуникаций.