Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД)

Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД, англ. Electronic Personnel Document Management Systems, EPDM) – это программное обеспечения для ведения необходимых кадровых документах о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников в цифровом формате.

Электронный кадровый документооборот - это процесс автоматизации и управления документами, связанными с кадровым учётом сотрудников компании. Суть процесса заключается в переходе от бумажного кадрового делопроизводства к электронному, что значительно повышает эффективность работы кадровых служб и сокращает время на обработку документов.

Основные этапы процесса включают в себя создание, отправку, регистрацию, хранение и поиск документов по сотрудникам. Каждый документ должен быть электронным, иметь уникальный номер и метаданные (информацию о дате создания, авторе и т.д.), чтобы обеспечить возможность прозрачного управления документооборотом.

Задачи, которые решает электронный кадровый документооборот, включают в себя учёт сотрудников (включая ввод и редактирование данных), формирование и утверждение отчётов и заявлений, проведение процедуры приёма на работу, увольнения и перевода, учёт и выплата заработной платы, контроль за соблюдением трудовых норм и другое.

В целом, электронный кадровый документооборот - это комплексная система обработки документов, позволяющая ускорить и упростить процессы кадрового учета, сократить временные и финансовые затраты компании, повысить уровень контроля и обеспечить высокий уровень безопасности данных.

Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД) предназначены для автоматизации процессов, связанных с управлением и обработкой кадровой документации в организации. Они помогают обеспечить эффективный и точный контроль за всеми документами, связанными с кадровыми процессами, от найма сотрудников и до их увольнения.

Основные задачи программных систем электронного кадрового документооборота включают:

• Создание единой электронной базы данных всех сотрудников организации, включая их персональные данные, сведения об обучении, квалификации и опыте работы;
• Обеспечение оперативной обработки всех кадровых документов, включая трудовые договоры, приказы на приём и увольнение, личные дела, табели учёта рабочего времени, отчёты по заработной плате и т.д.;
• Автоматическое уведомление сотрудников и руководства об окончании сроков действия документов, напоминание о необходимости прохождения обязательных медицинских осмотров и участия в обучении;
• Обеспечение защиты конфиденциальных данных всех сотрудников организации и обеспечение соответствия нормам законодательства о защите персональных данных.

Таким образом, программные СЭКД существенно упрощают и ускоряют процессы управления кадрами в организации и обеспечивают высокий уровень контроля и безопасности.

Системы электронного кадрового документооборота в основном используют следующие группы пользователей:

• кадровые службы организаций — для автоматизации процессов создания, обработки и хранения кадровой документации;
• руководители подразделений — для контроля исполнения кадровых процедур и получения оперативной информации о сотрудниках;
• сотрудники организаций — для ознакомления с кадровыми документами, подачи заявлений и других документов в электронном виде;
• специалисты по учёту и отчётности — для формирования отчётности на основе данных о персонале;
• внешние аудиторы и проверяющие органы — для анализа кадровой документации в рамках проверок и аудитов.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем электронного кадрового документооборота (СЭКД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно оценить масштаб деятельности организации — для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным холдингам потребуются системы с расширенными возможностями, поддержкой большого количества пользователей и интеграцией с другими корпоративными системами. Также следует учитывать отраслевые требования и нормативные акты, регулирующие ведение кадрового документооборота в конкретной сфере деятельности, — например, в государственных учреждениях могут быть особые правила хранения и обработки персональных данных, а в медицинских организациях — дополнительные требования к конфиденциальности информации. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру компании, совместимость с используемым программным и аппаратным обеспечением, требования к безопасности и защите данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании (наличие необходимых модулей для учёта кадров, ведения трудовых договоров, расчёта отпусков и больничных, формирования отчётности и т. д.);
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании и увеличением объёма кадровой документации;
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности и защиты персональных данных в соответствии с законодательством;
• поддержка интеграции с другими корпоративными информационными системами (например, с системами бухгалтерского учёта, ERP-системами);
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика;
• соответствие системы отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям к электронному документообороту, установленным государственными регуляторами);
• возможность кастомизации системы под специфические нужды компании.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранной системы на ограниченном объёме данных и в рамках отдельных бизнес-процессов, чтобы убедиться в её эффективности и выявить возможные проблемы на ранних этапах. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые решения, и оценить их опыт внедрения и эксплуатации систем электронного кадрового документооборота.

Применение программной системы электронного кадрового документооборота имеет несколько полезных эффектов, включая:

• Уменьшение затрат на бумажную документацию, печать и хранение документов.
• Улучшение производительности и эффективности, так как электронные документы могут быть обработаны быстрее и легче.
• Уменьшение риска ошибок при обработке документов, так как система обеспечивает проверку и контроль качества.
• Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных, так как электронные документы могут быть защищены паролем и/или шифрованием.
• Улучшение доступности к информации, так как все документы, связанные с сотрудниками, хранятся в единой системе и могут быть легко найдены и просмотрены.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем электронного кадрового документооборота, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Ведение личных дел сотрудников: Хранение и управление персональной информацией сотрудников, включая личные данные, трудовые договоры, приказы и другие документы.
• Оформление трудовых отношений: Автоматизация процессов приёма на работу, перевода на другую должность, увольнения и других кадровых изменений.
• Отчётность и аналитика: Генерация отчётов по кадровым показателям, анализ эффективности работы персонала и выявление тенденций для принятия управленческих решений.
• Управление отпусками и больничными: Ведение учёта отпусков, больничных листов и других видов отсутствия сотрудников на рабочем месте.
• Интеграция с бухгалтерскими системами: Обмен данными с системами бухгалтерского учёта для автоматического расчёта налогов, взносов и других финансовых операций, связанных с персоналом.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем электронного кадрового документооборота (СЭКД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения технологий искусственного интеллекта для автоматизации рутинных процессов, повышения уровня безопасности данных, развития мобильных решений, использования облачных технологий и стандартизации интерфейсов. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с ERP-системами. СЭКД будут более тесно интегрироваться с системами управления предприятием для обеспечения единого информационного пространства и оптимизации бизнес-процессов.
• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для анализа кадровой документации, выявления закономерностей в кадровых процессах и прогнозирования потребностей в персонале.
• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СЭКД будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты информации.
• Развитие мобильных версий. Увеличение числа мобильных решений, позволяющих работать с кадровой документацией вне офиса, будет отвечать растущему тренду на удалённую работу и гибкий график.
• Использование облачных технологий. Переход к облачным решениям обеспечит более гибкую масштабируемость систем, снизит затраты на инфраструктуру и упростит обновление программного обеспечения.
• Стандартизация интерфейсов. Унификация API и других интерфейсов взаимодействия позволит легче интегрировать СЭКД с различными внешними системами и сервисами.
• Внедрение биометрической идентификации. Использование биометрических данных для идентификации пользователей СЭКД повысит уровень безопасности и упростит процесс аутентификации.