Корпоративные информационные порталы (КИП)

Корпоративные информационные порталы (КИП, англ. Enterprise Information Portals, EIP) – это веб-приложения, которые предоставляют сотрудникам компании централизованный доступ к информации, инструментам, ресурсам и кадровым сервисам компании, необходимым для выполнения их рабочих задач.

Обмен корпоративной информацией представляет собой ключевой элемент эффективного функционирования любой организации, обеспечивающий своевременное и точное распространение важной информации среди сотрудников, отделов и внешних заинтересованных сторон. Этот процесс охватывает различные каналы и методы коммуникации, направленные на поддержание единого информационного поля и координацию действий внутри компании.

Основные аспекты обмена корпоративной информацией:

• Определение информационных потребностей: Идентификация ключевых информационных потоков, необходимых для обеспечения эффективной работы каждого подразделения и сотрудника.
• Выбор каналов коммуникации: Определение наиболее подходящих каналов для распространения информации, включая электронную почту, корпоративные мессенджеры, видеоконференции, веб-сайты и социальные сети.
• Создание и обновление контента: Разработка и регулярное обновление корпоративного сайта, новостных рассылок, блогов и других информационных ресурсов.
• Организация внутренних коммуникаций: Обеспечение эффективного обмена информацией между отделами и сотрудниками, включая регулярные встречи, совещания и брифинги.
• Внешние коммуникации: Распространение информации о компании, её продуктах и услугах среди клиентов, партнёров и общественности через пресс-релизы, социальные сети, веб-сайт и другие каналы.
• Обратная связь и аналитика: Сбор и анализ отзывов и предложений сотрудников, а также мониторинг эффективности используемых каналов коммуникации для оптимизации процесса обмена информацией.
• Безопасность данных: Обеспечение защиты конфиденциальной информации и соблюдение законодательства о защите персональных данных.

Эффективный обмен корпоративной информацией способствует повышению производительности, снижению операционных расходов, укреплению корпоративной культуры и достижению стратегических целей компании.

Корпоративные порталы предназначены для получения информации о компании, проектах, задачах, документах, общения с коллегами и руководством, а также управления своими рабочими процессами и кадровыми документами.

КП могут быть интегрированы с другими корпоративными системами, такими как системы управления проектами, базы данных, системы электронного документооборота (СЭД), системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) и т.д., что позволяет сотрудникам получать доступ к необходимой информации из разных источников в одном месте.

Кроме того, КП могут предоставлять дополнительные функции, такие как самообслуживание сотрудников в личном кабинете, управление знаниями, обучение, оценка эффективности работы сотрудников, управление доступом к ресурсам, нематериальная мотивация сотрудников и другие.

Корпоративные информационные порталы в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники различных подразделений компании — для доступа к необходимой для работы информации, инструментам и сервисам, упрощения взаимодействия с коллегами и руководством;
• руководители и менеджеры — для мониторинга выполнения задач, анализа показателей деятельности подразделений, распределения ресурсов и координации работы сотрудников;
• HR-специалисты — для управления кадровыми процессами, размещения вакансий, проведения обучения и оценки компетенций сотрудников;
• IT-специалисты — для настройки и поддержки работы портала, интеграции с другими системами, обеспечения безопасности данных;
• внешние партнёры и подрядчики — для обмена информацией, совместной работы над проектами, доступа к определённым ресурсам компании в рамках договорных отношений.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Корпоративные информационные порталы (КИП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность решения для конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого и среднего бизнеса могут быть достаточны порталы с базовым набором функций и относительно простой архитектурой, тогда как крупным корпорациям потребуются решения с высокой масштабируемостью, поддержкой большого числа одновременных пользователей и расширенными возможностями интеграции с другими системами. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и здравоохранении существуют строгие правила обработки и хранения данных, которые должны быть учтены в КИП. Технические ограничения, такие как существующая ИТ-инфраструктура, поддерживаемые протоколы и стандарты, также играют значительную роль в выборе портала. Не менее важно обратить внимание на функциональность, связанную с управлением контентом, бизнес-процессами, взаимодействием между сотрудниками и доступом к корпоративным сервисам.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности КИП текущим и перспективным бизнес-процессам компании (например, наличие модулей для управления проектами, документооборота, CRM-функционала);
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота и т. д.);
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных, финансовым и медицинским стандартам);
• масштабируемость и производительность портала (способность поддерживать необходимое количество пользователей, обрабатывать большие объёмы данных);
• удобство пользовательского интерфейса и доступность для сотрудников с разным уровнем технической подготовки;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных, средств мониторинга и управления производительностью системы;
• поддержка различных устройств и браузеров для обеспечения универсального доступа к порталу.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном участке, чтобы оценить его работоспособность в реальных условиях, выявить возможные проблемы с интеграцией и адаптацией, а также получить обратную связь от конечных пользователей. Это позволит минимизировать риски и убедиться в том, что выбранный КИП действительно соответствует потребностям компании и способствует повышению эффективности бизнес-процессов.

Применение корпоративных порталов в компании позволяет компаниям улучшить эффективность работы сотрудников, повысить уровень коммуникации и координации между ними, повысить уровень лояльности к корпоративному бренду, а также снизить затраты на управление информацией и рабочими процессами.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для отнесения к корпоративным порталам программный продукт должен соответствовать следующим функциональным возможностям:

• Информация. Предоставлять сотрудникам доступ к корпоративной информации, такой как новости, события, документы, проектная и продуктовая информация.
• Общение. Обеспечивать горизонтальную и вертикальную коммуникацию, позволяя общаться друг с другом, а также с руководством, напрямую или в формате групп по интересам.
• Управление рабочими процессами: порталы могут помочь сотрудникам управлять своими проектами и задачами, отслеживать прогресс и контролировать сроки.
• Обучение и развитие: порталы могут содержать ресурсы для обучения и развития сотрудников, такие как базы знаний, вебинары, курсы.
• Оценка эффективности работы: порталы могут использоваться для оценки эффективности работы сотрудников, отслеживания их KPI, Оценки 360 и предоставления обратной связи.
• Управление доступом: порталы позволяют управлять доступом сотрудников к различным ресурсам и информации, обеспечивая безопасность данных.
• Нематериальная мотивация сотрудников: порталы предоставляют к системе обратной связи, инструментам для обучения и развития, а также системе признания и награждения, внутренней корпоративной валюте и получения брендированных ценных подарков.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке корпоративных информационных порталов (КИП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня персонализации пользовательского опыта. Развитие КИП будет направлено на улучшение взаимодействия с пользователями, повышение безопасности данных и оптимизацию бизнес-процессов.

• Искусственный интеллект и машинное обучение. Внедрение алгоритмов ИИ для анализа поведения пользователей, прогнозирования их потребностей и автоматизации рутинных операций, что позволит повысить эффективность работы с КИП.
• Бесшовная интеграция с другими системами. Разработка КИП с возможностью лёгкой интеграции с ERP, CRM и другими корпоративными системами для обеспечения единого информационного пространства и упрощения обмена данными.
• Повышенная безопасность данных. Внедрение современных криптографических методов и механизмов защиты данных, включая многофакторную аутентификацию и системы обнаружения вторжений, для защиты конфиденциальной информации.
• Персонализация пользовательского интерфейса. Создание адаптивных интерфейсов, которые учитывают роль, полномочия и предпочтения пользователя, обеспечивая тем самым более удобный и эффективный доступ к необходимым ресурсам.
• Использование низкокодовых и безкодовых платформ. Рост популярности платформ, позволяющих быстро разрабатывать и модифицировать КИП без глубоких знаний в области программирования, что ускорит внедрение новых функций и улучшений.
• Облачные технологии. Расширение использования облачных решений для развёртывания и масштабирования КИП, что обеспечит гибкость, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение управления ресурсами.
• Расширенная аналитика и отчётность. Внедрение продвинутых инструментов аналитики и отчётности, позволяющих получать детальные и актуальные данные о работе компании и эффективности использования КИП, что поможет принимать обоснованные управленческие решения.