Системы оптического распознавания символов (ОРС)

Программные системы и сервисы оптического распознавания символов (ОРС, англ. Optical character recognition, OCR) предназначены для сканирования текста, обработки содержимого и извлечения полезных данных из документов различных видов. С помощью такого программного обеспечения, как правило, обрабатываются счета-фактуры, акты, накладные, квитанции, клиентские формы, опросные листы и документы сотрудников.

Оптическое распознавание символов (ОРС, OCR) как деятельность представляет собой процесс преобразования различных видов документов, содержащих текстовую информацию, в машиночитаемый формат с помощью специализированных программных систем и сервисов. Технология позволяет автоматизировать обработку больших объёмов документов, минимизировать человеческий фактор и ошибки, ускорить рабочие процессы, связанные с анализом и систематизацией текстовой информации, а также обеспечить более эффективное управление данными. ОРС широко применяется в бизнесе и государственных структурах для обработки счетов-фактур, актов, накладных, квитанций, клиентских форм, опросных листов и документов сотрудников.

Среди задач, решаемых с помощью ОРС:

• сканирование и распознавание текста в документах,
• извлечение структурированных данных для дальнейшей обработки,
• конвертация бумажных документов в электронный формат,
• автоматизация ввода данных в корпоративные информационные системы,
• упрощение поиска и анализа информации в массивах документов,
• обеспечение возможности интеграции данных с другими информационными системами.

Важность цифровых (программных) решений на базе ОРС обусловлена растущим объёмом документооборота и необходимостью повышения эффективности бизнес-процессов. Современные системы ОРС позволяют существенно сократить время на обработку документов, снизить затраты на рутинные операции и повысить точность данных, что в свою очередь способствует оптимизации работы организаций и улучшению качества принимаемых управленческих решений.

Программные продукты оптического распознавания символов могут использоваться бухгалтерскими, кадровыми, маркетинговыми и информационно-аналитическими группами. Системы OCR предназначены для сбора важной информации из большого количества бумажных и цифровых файлов. Данное программное обеспечение может значительно сократить время, затрачиваемое на ручной ввод, свести к минимуму человеческий фактор и улучшить работу по обнаружению мошенничества.

Системы и сервисы OCR используют новейшие технологии, такие как машинное обучение, обработка естественного языка и распознавание изображений для интеллектуального сканирования документов и непрерывного улучшения на основе шаблонов и поведения пользователей.

Системы оптического распознавания символов в основном используют следующие группы пользователей:

• бухгалтерские и финансовые отделы компаний для автоматизации обработки счетов-фактур, накладных и других финансовых документов;
• логистические и складские подразделения для обработки сопроводительных документов и накладных;
• кадровые службы для цифровизации личных дел сотрудников, трудовых договоров и других кадровых документов;
• государственные и муниципальные учреждения для обработки большого объёма официальных документов и заявлений граждан;
• компании, оказывающие услуги по аутсорсингу документооборота и обработке данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта для оптического распознавания символов (ОРС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность его применения в бизнес-процессах. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса может быть достаточно простого решения с базовым набором функций, тогда как крупным предприятиям потребуются более мощные системы с возможностью обработки больших объёмов данных и интеграции с корпоративными информационными системами. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к точности распознавания и соответствию нормативным актам, в логистике — необходимость поддержки различных форматов документов и быстрого времени обработки, а в сфере госуслуг — совместимость с государственными информационными системами и соблюдение требований по защите персональных данных. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить, поддерживает ли система требуемые форматы документов, работает ли на используемой в компании аппаратной и программной инфраструктуре, есть ли возможность масштабирования и доработки под специфические задачи. Кроме того, стоит обратить внимание на уровень поддержки и сопровождения продукта, наличие обучающих материалов и сообщества пользователей, а также на стоимость владения, включая лицензии, обновления и техническую поддержку.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующими корпоративными информационными системами и базами данных;
• поддержка необходимых форматов документов (PDF, JPG, PNG и др.);
• возможность обработки специфических типов документов (счета-фактуры, накладные, акты и т. д.);
• уровень точности распознавания текста и способности справляться с некачественными сканами;
• наличие функций постобработки и верификации распознанной информации;
• возможности интеграции с системами электронного документооборота и ERP-системами;
• соответствие требованиям информационной безопасности и защиты данных;
• наличие механизмов машинного обучения для повышения качества распознавания со временем;
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём задач;
• доступность технической поддержки, обновлений и обучающих материалов.

Выбор ОРС-системы должен быть обоснован конкретными бизнес-задачами и стратегическими целями компании. Необходимо провести анализ текущих и будущих потребностей в обработке документов, оценить риски, связанные с качеством и скоростью распознавания, а также учесть потенциальные затраты на внедрение, обучение персонала и техническое сопровождение системы. Важно также предусмотреть возможность интеграции ОРС с другими ИТ-решениями, которые используются в компании, чтобы обеспечить бесшовный обмен данными и повысить общую эффективность бизнес-процессов.

Системы оптического распознавания символов (ОРС) играют важную роль в автоматизации обработки документальной информации, существенно повышая эффективность бизнес-процессов. Их применение позволяет сократить временные и трудовые затраты, минимизировать ошибки, связанные с ручным вводом данных, и улучшить качество работы с документами. Среди ключевых преимуществ ОРС можно выделить:

• Ускорение обработки документов. ОРС значительно сокращает время, необходимое для ввода данных из бумажных документов в электронные системы, что позволяет оперативно работать с информацией и ускорять бизнес-процессы.
• Снижение трудозатрат. Автоматизация процесса распознавания текста уменьшает потребность в ручном вводе данных, что позволяет перераспределить человеческие ресурсы на более сложные и стратегически важные задачи.
• Минимизация ошибок. Ручной ввод данных часто сопровождается опечатками и другими ошибками. ОРС снижает вероятность таких ошибок, повышая точность и надёжность вводимой информации.
• Улучшение доступности информации. Распознанные документы можно легко хранить, индексировать и искать по ключевым словам, что обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации и упрощает работу с большими объёмами документов.
• Интеграция с корпоративными системами. ОРС может быть интегрирована с различными корпоративными информационными системами (например, ERP, CRM), что позволяет автоматизировать обмен данными и обеспечить их согласованность в разных системах.
• Оптимизация документооборота. Системы ОРС помогают упорядочить процесс работы с документами, сократить количество бумажных носителей и упростить обмен информацией между подразделениями и внешними контрагентами.
• Снижение затрат на бумажную документацию. Уменьшение зависимости от бумажных документов ведёт к сокращению расходов на печать, хранение и транспортировку документов, что положительно сказывается на экономической эффективности организации.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в категорию OCR, программный продукт должен соответствовать критериям:

• Обрабатывать цифровые фотографии или сканированные документы различных типов;
• Идентифицировать и извлекать соответствующие задаче данные в документах;
• Передавать данные в соответствующие системы внутри организации;
• Помогать в классификации и сортировке захватываемых файлов документов.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем оптического распознавания символов (ОРС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими технологиями, повышения точности распознавания, развития мультимодальных решений и расширения применения в различных отраслях. Среди ключевых трендов:

• Улучшение алгоритмов машинного обучения. Дальнейшее развитие методов глубокого обучения и нейронных сетей позволит повысить точность распознавания текста в сложных условиях, например, при искажении или низком качестве изображений.
• Интеграция с системами обработки естественного языка (NLP). ОРС будут более тесно взаимодействовать с NLP-системами для анализа и понимания контекста распознанного текста, что повысит эффективность обработки документов.
• Мультимодальные решения. Развитие систем, которые одновременно обрабатывают текст, изображения и другие типы данных, позволит расширить возможности ОРС в таких областях, как анализ медицинских записей, юридических документов и образовательных материалов.
• Облачные решения и масштабируемость. Увеличение доли облачных ОРС-сервисов, обеспечивающих гибкость и масштабируемость, что особенно важно для крупных компаний и организаций с переменным объёмом задач.
• Автоматизация бизнес-процессов. Более тесная интеграция ОРС с корпоративными информационными системами и BPM-системами для автоматизации обработки документов и снижения трудозатрат на рутинные операции.
• Укрепление мер безопасности и защиты данных. Внедрение продвинутых методов шифрования и аутентификации для обеспечения конфиденциальности данных, обрабатываемых ОРС, в соответствии с растущими требованиями законодательства и стандартов безопасности.
• Расширение применения в новых отраслях. Проникновение ОРС в такие сферы, как логистика, розничная торговля, государственное управление, что потребует разработки специализированных решений, учитывающих особенности этих отраслей.