Системы бронирования рабочих помещений (СБРМ)

Системы бронирования рабочих помещений (СБРМ, англ. Meeting Rooms Booking Systems, WRB) упрощают процесс бронирования помещений в рабочем пространстве. Данные решения позволяют сотрудникам просматривать и резервировать свободные рабочие пространства на интерактивной карте (плане этажа) компании, принимая в учёт вместимость и оснащённость мест необходимым рабочим инвентарём.

Бронирование рабочих помещений как деятельность представляет собой процесс организации использования рабочего пространства в организациях и компаниях, который включает в себя распределение и резервирование помещений для проведения встреч, совещаний, работы команд или индивидуальных занятий. Эта деятельность направлена на оптимизацию использования доступных ресурсов, обеспечение удобства и эффективности работы сотрудников, а также на снижение конфликтов, связанных с одновременным желанием нескольких работников использовать одно и то же помещение. В рамках данного процесса осуществляется учёт различных параметров: вместимости помещений, их оснащённости необходимым оборудованием и инвентарём, а также временных интервалов использования.

Ключевые аспекты данного процесса:

• учёт потребностей различных подразделений и сотрудников в рабочих помещениях,
• распределение помещений с учётом их характеристик и возможностей,
• резервирование помещений на определённые даты и время,
• информирование сотрудников о доступности и бронировании помещений,
• контроль за использованием забронированных помещений,
• анализ эффективности использования рабочего пространства.

Внедрение цифровых (программных) решений в процесс бронирования рабочих помещений существенно повышает его эффективность, позволяя автоматизировать многие аспекты деятельности. Системы бронирования рабочих помещений (СБРМ) предоставляют интерактивные инструменты для визуализации свободного и занятого пространства, упрощают процесс поиска и резервирования помещений, обеспечивают централизованное управление данными о рабочем пространстве и способствуют более рациональному использованию ресурсов компании.

Системы бронирования рабочих помещений предназначены для оптимизации процесса управления рабочими пространствами в организациях. Они позволяют автоматизировать процедуру бронирования помещений, обеспечивая сотрудников удобным инструментом для просмотра доступности рабочих мест и их резервирования. С помощью интерактивной карты (плана этажа) пользователи могут оценить текущее состояние помещений, выбрать подходящее с учётом необходимых параметров — вместимости и оснащённости инвентарём, что способствует более эффективному использованию рабочего пространства и снижению временных затрат на поиск и бронирование помещений.

Функциональное предназначение СБРМ также заключается в повышении прозрачности и управляемости процессов, связанных с использованием рабочих помещений. Системы позволяют вести учёт занятости помещений, формировать отчёты о их использовании, контролировать соблюдение правил бронирования и резервирования. Это даёт возможность руководству организации получать актуальную информацию о состоянии рабочих пространств, анализировать их загрузку и на основе полученных данных принимать обоснованные решения по оптимизации рабочего процесса и распределению ресурсов.

Системы бронирования рабочих помещений в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники компаний, которым необходимо оперативно находить и бронировать рабочие места с учётом их доступности, вместимости и оснащённости для проведения встреч, работы в команде или индивидуальной деятельности;
• администраторы офисных пространств, которые с помощью системы контролируют загрузку помещений, управляют расписанием бронирований и оптимизируют использование рабочего пространства;
• руководители подразделений, использующие систему для планирования рабочих процессов, распределения ресурсов и обеспечения необходимых условий для проведения мероприятий и совещаний;
• внешние партнёры и клиенты компаний, которым требуется временное рабочее пространство или помещения для встреч — система позволяет им самостоятельно бронировать необходимые помещения.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем бронирования рабочих помещений (СБРМ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретной организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством офисов потребуются решения с расширенными возможностями интеграции и управления большими объёмами данных, в то время как для небольших компаний будет достаточно более простых и экономичных вариантов. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в IT-компаниях может быть востребована интеграция с системами управления проектами и задачами, а в образовательных учреждениях — возможность бронирования помещений для проведения групповых занятий и мероприятий.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (например, с корпоративными сетями, системами аутентификации и авторизации);
• наличие модулей для интеграции с календарями и планировщиками (например, Microsoft Outlook, Google Calendar);
• возможности кастомизации интерфейса и функционала под специфические нужды компании;
• поддержка различных способов бронирования (через веб-интерфейс, мобильное приложение, интеграцию с голосовыми помощниками);
• наличие механизмов отчётности и аналитики использования помещений;
• соответствие требованиям информационной безопасности и защиты персональных данных (например, соответствие стандартам ISO/IEC 27001);
• масштабируемость системы — возможность расширения функционала и увеличения количества пользователей без существенного снижения производительности;
• наличие техподдержки и обновлений, а также чёткие SLA (соглашения об уровне обслуживания).

Кроме того, стоит обратить внимание на технические ограничения, связанные с аппаратными и программными ресурсами организации, например, на требования к серверным мощностям и каналам связи. Необходимо также оценить, насколько система способна адаптироваться к будущим изменениям в бизнес-процессах компании и растущему объёму задач, а также учесть наличие обучающих материалов и возможности быстрого внедрения решения в рабочую среду.

Системы бронирования рабочих помещений (СБРМ) представляют собой эффективное решение для оптимизации использования рабочего пространства в организациях. Они способствуют повышению производительности труда и улучшению организации работы. Основные преимущества и выгода от применения СБРМ включают:

• Оптимизация использования помещений. . СБРМ позволяют максимально эффективно использовать доступные рабочие пространства, минимизируя простои и повышая загрузку помещений в зависимости от потребностей сотрудников и подразделений.
• Упрощение процесса бронирования. . Сотрудники могут быстро и удобно просматривать доступные помещения и бронировать их через интуитивно понятный интерфейс, что сокращает время на поиск и резервирование рабочих мест.
• Повышение прозрачности распределения ресурсов. . Все сотрудники имеют доступ к информации о занятости помещений, что обеспечивает прозрачность и справедливость в распределении рабочих пространств и исключает конфликты.
• Учёт специфики помещений. . Система позволяет учитывать различные параметры помещений, такие как вместимость, оснащённость оборудованием и другие характеристики, что помогает подбирать наиболее подходящие рабочие места для конкретных задач.
• Снижение административной нагрузки. . Автоматизация процесса бронирования освобождает сотрудников и административный персонал от рутины, связанной с ручным распределением помещений и ведением записей, что позволяет сосредоточиться на более важных задачах.
• Улучшение планирования мероприятий. . СБРМ облегчают планирование и организацию корпоративных мероприятий, тренингов и встреч, позволяя заранее бронировать необходимые помещения и учитывать их доступность.
• Интеграция с другими системами. . Возможность интеграции СБРМ с корпоративными информационными системами (например, с календарями, системами управления проектами) повышает общий уровень автоматизации бизнес-процессов и улучшает координацию работы в компании.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы бронирования рабочих помещений, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• отображение интерактивного плана этажей с рабочими пространствами, позволяющее визуально оценить доступность помещений,
• возможность фильтрации помещений по критериям вместимости и оснащённости необходимым оборудованием и инвентарём,
• функционал резервирования помещений с указанием временного интервала использования,
• механизм уведомления пользователей о статусе бронирования (подтверждение, отмена, изменение времени),
• функция отображения текущего статуса помещения (свободно, занято, зарезервировано).

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем бронирования рабочих помещений (СБРМ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей аналитики и прогнозирования спроса на рабочие пространства, применения технологий искусственного интеллекта для оптимизации использования помещений, а также повышения уровня безопасности и удобства пользовательского интерфейса. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами управления предприятием (ERP и CRM). СБРМ будут глубже интегрироваться с ERP и CRM-системами для учёта занятости сотрудников и автоматического планирования использования рабочих пространств в зависимости от бизнес-процессов.
• Применение алгоритмов машинного обучения. Системы начнут использовать модели машинного обучения для анализа паттернов использования помещений и прогнозирования пиковых нагрузок, что позволит оптимизировать распределение рабочих мест.
• Расширение функционала аналитики. В СБРМ появится более продвинутый аналитический модуль для оценки эффективности использования рабочих пространств, анализа популярности определённых зон и прогнозирования потребностей в расширении инфраструктуры.
• Внедрение биометрических технологий. Для повышения безопасности доступа к рабочим помещениям СБРМ будут интегрировать биометрические системы идентификации, что упростит процесс аутентификации и повысит уровень защиты.
• Развитие мобильных решений и интерфейсов. Усилится тенденция к созданию удобных мобильных приложений и адаптивных веб-интерфейсов, обеспечивающих быстрый доступ к функционалу СБРМ с любых устройств.
• Использование технологий дополненной реальности (AR). СБРМ начнут применять AR для визуализации свободных помещений и их оснащения, позволяя пользователям «виртуально» осмотреть рабочее пространство перед бронированием.
• Оптимизация пользовательского опыта. Разработчики будут уделять больше внимания удобству интерфейса, скорости работы системы и персонализации пользовательского опыта, внедряя функции, учитывающие индивидуальные предпочтения сотрудников.