Системы пребординга соискателей (СПС)

Системы пребординга соискателей (СПС, англ. Applicants Preboarding Systems, APS) – это комплекс программных инструментов, направленных на подготовку новых сотрудников к началу работы в компании еще до их фактического первого рабочего дня. Данные решения являются частью более широкой концепции онбординга, но отличается тем, что начинают применяться до официального трудоустройства.

Пребординг соискателей (preboarding) – это процесс подготовки новых сотрудников к началу работы в компании еще до их фактического выхода на рабочее место. Этот этап направлен на ускорение адаптации новых сотрудников и сокращение периода их вхождения в рабочий процесс.

Цели пребординга:

• Создание положительного первого впечатления о компании.
• Снижение уровня стресса у новых сотрудников в начале работы.
• Повышение уверенности и мотивации новых сотрудников.

Ускорение процесса адаптации и интеграции в коллектив.

Мероприятия в рамках пребординга:

• Отправка приветственного письма новому сотруднику с информацией о дате начала работы, месте расположения офиса, необходимых документах и других полезных сведениях.
• Предоставление доступа к внутренним ресурсам компании заранее, чтобы новый сотрудник мог ознакомиться с инструментами и документацией.
• Подготовка рабочего места, включая необходимое оборудование и материалы.
• Встреча нового сотрудника в день его прихода, знакомство с офисом и командой.
• Назначение наставника или ментора, который будет помогать новому сотруднику в процессе адаптации.
• Проведение небольших обучающих мероприятий или презентаций для представления компании, ее истории и культуры.
• Организация встреч с ключевыми членами команды для знакомства с коллегами и понимания их ролей.
• Организация социальных мероприятий для создания крепких связей между сотрудниками.

Пребординг играет важную роль в процессе найма, помогая новым сотрудникам быстрее адаптироваться к новой рабочей среде и начать вносить вклад в работу компании с первых дней.

Системы пребординга соискателей предоставляют функциональность для создания и отправки электронных писем с информацией для новых сотрудников, загрузки и обмена необходимыми документами, проведения онлайн-ориентации и обучения, а также для управления задачами и сроками в рамках процесса преборджинга.

Системы пребординга соискателей в основном используют следующие группы пользователей:

• HR-специалисты и менеджеры по персоналу для автоматизации процессов подготовки новых сотрудников, сокращения времени на рутинные операции и повышения эффективности онбординга.
• Новые сотрудники, которые через СПС получают доступ к необходимой информации о компании, корпоративной культуре, должностных обязанностях ещё до первого рабочего дня.
• Руководители подразделений, заинтересованные в быстрой адаптации новых сотрудников и минимизации времени на ввод в должность.
• Компании, стремящиеся оптимизировать процессы управления персоналом, улучшить качество онбординга и повысить лояльность новых сотрудников.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Системы пребординга соискателей (СПС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в компании. В первую очередь следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим потоком новых сотрудников потребуются решения с высокой производительностью и возможностями масштабирования, тогда как для небольших компаний могут быть достаточны более простые и экономичные варианты. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в финансовом секторе или здравоохранении могут быть жёсткие требования к защите персональных данных и соответствию нормативным актам, что накладывает определённые ограничения на выбор СПС. Не менее значимыми являются технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, поддержка определённых операционных систем и браузеров.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы задачам компании: наличие модулей для ознакомления с корпоративной культурой, обучающих материалов, тестов и заданий, инструментов для коммуникации с HR и будущими коллегами;
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (HRM, LMS, CRM и т. д.);
• уровень безопасности и защиты данных, включая шифрование информации, аутентификацию пользователей, логирование действий;
• удобство использования для целевой аудитории (соискателей и HR-специалистов), что подразумевает интуитивно понятный интерфейс, мобильную доступность, многоязычность при необходимости;
• возможности кастомизации и настройки системы под специфические потребности компании;
• наличие технической поддержки и обновлений, а также чёткие SLA (соглашения об уровне обслуживания);
• стоимость владения системой, включая лицензионные платежи, затраты на внедрение, обучение персонала и техническую поддержку.

Кроме того, при выборе СПС стоит обратить внимание на репутацию разработчика и наличие успешных кейсов внедрения в компаниях со схожими характеристиками. Важно также оценить, насколько система готова к будущим изменениям в бизнесе — например, к росту числа сотрудников, расширению географии присутствия, внедрению новых технологий. Немаловажным фактором является и наличие документации, обучающих материалов и сообществ пользователей, которые могут облегчить процесс внедрения и эксплуатации СПС.

Программные системы преборджинга соискателей помогают сократить время и ресурсы, затрачиваемые на ручную обработку документов и координацию процесса преборджинга. Они также способствуют повышению эффективности и точности этого процесса, а также способствуют лучшему вовлечению новых сотрудников и сокращению времени до полной интеграции в компанию.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем пребординга соискателей, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Интерактивные обучающие модули: Система должна предоставлять интерактивные обучающие модули, которые помогут соискателям лучше понять культуру компании, её ценности и ожидания.
• Виртуальный тур по офису: Система должна включать виртуальный тур по офису, позволяющий соискателям заранее ознакомиться с рабочим пространством и условиями труда.
• Наставничество и менторство: Система должна предлагать функцию назначения наставников или менторов для новых сотрудников, которые будут помогать им в адаптации и решении возникающих вопросов.
• Социальные мероприятия: Система должна организовывать виртуальные или реальные социальные мероприятия, способствующие знакомству новых сотрудников с командой и созданию дружеских связей.
• Обратная связь и оценка: Система должна предоставлять инструменты для сбора обратной связи от новых сотрудников и их наставников, а также для оценки эффективности процесса пребординга.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем пребординга соискателей (СПС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации пользовательского опыта и расширения функционала для автоматизации процессов. Среди ключевых трендов будут:

• Расширение использования искусственного интеллекта. СПС будут активнее применять алгоритмы машинного обучения для анализа данных о соискателях, прогнозирования их адаптации и выработки индивидуальных рекомендаций по обучению.
• Интеграция с корпоративными информационными системами. СПС станут более тесно взаимодействовать с ERP, CRM и другими системами, что позволит автоматизировать обмен данными и улучшить координацию процессов найма и адаптации.
• Развитие мобильных решений. Увеличится доля мобильных приложений в структуре СПС, что обеспечит удобный доступ к материалам и заданиям для новых сотрудников из любой точки и в любое время.
• Персонализация контента. Системы будут предлагать индивидуализированные обучающие материалы и задания, основанные на анализе навыков, опыта и предпочтений каждого соискателя.
• Внедрение расширенной аналитики и отчётности. СПС получат более мощные инструменты для сбора и анализа данных о процессе пребординга, что позволит компаниям оценивать эффективность программ адаптации и вносить необходимые корректировки.
• Использование технологий виртуальной и дополненной реальности. Эти технологии помогут создать более погружающий и интерактивный опыт знакомства с компанией и рабочими процессами для новых сотрудников.
• Усиление внимания к безопасности данных. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СПС будут уделять больше внимания защите персональных данных соискателей и сотрудников, внедряя современные криптографические и организационные решения.