Системы интегрированного управления рабочими местами (СИУРМ)

Системы управления рабочими местами (СИУРМ, англ. Integrated Work Place Management Systems, IWMS) позволяют организациям отслеживать, анализировать и оптимизировать свои запасы офисного пространства. Данное программное обеспечение позволяет пользователям резервировать переговорные комнаты, рабочие столы в обычном или гибком офисе, рабочие места коворгингов и другие общие пространства и оснащение рабочих мест.

Управление рабочими местами – это комплекс мероприятий, направленных на управление бронированием офисных ресурсов, оптимизацию использования офисного пространства, повышение эффективности работы сотрудников и обеспечение комфортных условий для их работы.

Этот процесс включает в себя планирование размещения рабочих мест, контроль доступа к рабочим местам и помещениям, обеспечение безопасности и соблюдение правил и норм на рабочих местах.

Компании реализуют процесс управления рабочими местами для оптимизации использования офисного пространства, повышения эффективности работы сотрудников и обеспечения комфортных условий для их работы. Это позволяет сократить издержки на содержание офиса, повысить производительность труда и улучшить условия работы сотрудников.

Системы управления рабочими местами используются для управления используемыми рабочими пространствами, а также предоставлять возможность управления гибридными и гибкими рабочими пространствами.

Программное обеспечение для управления помещениями помогает пользователям, обеспечивая бронирование помещений, таких как рабочие столы или конференц-залы, в соответствие с офисными правилами, чтобы предотвратить переполненность и уделять приоритетное внимание безопасности на рабочем месте. Помещения могут отображаться в виде карты офиса, или даже в виде трёхмерных моделей офиса.

Администраторы получают выгоду от IWMS-систем, поскольку оно позволяет им управлять разрешениями пользователей, контролировать оборудование и использовать аналитику для повышения эффективности рабочего места.

Данные инструменты также обеспечивают точное представление об использовании пространства в режиме реального времени, позволяя пользователям обеспечить эффективное использование своего рабочего пространства и сокращая потери пространства. Программное обеспечение для управления рабочими местами позволяет сотрудникам видеть, какие помещения доступны, и выбирать наилучшее расположение для своих нужд. Некоторые инструменты управления пространством позволяют пользователям бронировать столы или рабочие станции от имени других, предоставляя командам возможность выделить выделенное пространство. Кроме того, некоторые инструменты могут предоставлять обзор доступного оснащения помещений (количество стульев, наличие проектора, наличие доски и т.п.), гарантируя, что сотрудники смогут забронировать наиболее подходящие помещения для своего рабочего дня.

Системы управления рабочими местами включают в себя также функциональность систем бронирования переговорных комнат, которые предоставляют обзор переговорных комнат и конференц-залов, позволяя пользователям бронировать и изменять бронирование, а также предоставляют администраторам инструменты для изменения разрешений, управления комнатами и доступа к информации о собраниях.

Системы интегрированного управления рабочими местами в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние компании с разветвлённой сетью офисов, которым необходимо эффективно управлять распределением рабочих мест и офисных ресурсов;
• организации, применяющие гибкие формы организации труда и гибридные рабочие модели, требующие динамического распределения рабочих мест;
• компании, эксплуатирующие коворкинги и другие общие рабочие пространства, которым нужно управлять бронированием и использованием мест;
• управляющие компании бизнес-центров и офисных зданий, предоставляющие услуги аренды рабочих мест и переговорных комнат;
• предприятия, стремящиеся оптимизировать затраты на офисное пространство и повысить производительность труда за счёт рационального использования рабочих мест.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы интегрированного управления рабочими местами (СИУРМ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность его внедрения и использования в организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством офисов потребуются решения с расширенными возможностями мультилокационного управления и интеграции с корпоративными информационными системами, в то время как для небольших компаний может быть достаточно более простого решения с базовым функционалом управления офисными ресурсами. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях может быть востребован функционал поддержки гибких рабочих пространств и удалённой работы, а в юридических или консалтинговых фирмах — возможности детального учёта использования переговорных комнат и контроля доступа к определённым зонам. Не менее значимы технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных, возможность интеграции с системами управления зданием (BMS) и другими корпоративными приложениями. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с аналитикой использования рабочих мест, возможностями прогнозирования потребностей в офисных ресурсах и формирования отчётности, а также на удобство пользовательского интерфейса и доступность мобильных версий приложения.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка существующих СУБД, операционных систем и сетевых протоколов);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом компании и изменением потребностей в офисных ресурсах;
• наличие модулей для управления различными типами пространств (переговорные комнаты, рабочие места в офисе, коворкинги);
• функционал резервирования и планирования использования рабочих мест с учётом различных сценариев (гибкий график, удалённая работа, временные проекты);
• инструменты аналитики и отчётности по использованию офисных ресурсов, включая визуализацию данных и возможность формирования стандартных и пользовательских отчётов;
• механизмы обеспечения безопасности данных и контроля доступа к информации в соответствии с корпоративными политиками и законодательными требованиями;
• поддержка интеграции с другими системами (например, CRM, ERP, системами управления зданием);
• наличие мобильных приложений и веб-интерфейса для удобного доступа к функционалу системы из любой точки.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение выбранного решения на ограниченном участке или в одном из офисов, чтобы оценить его практическую эффективность, удобство использования для конечных пользователей и соответствие заявленным требованиям. Также целесообразно обратить внимание на уровень технической поддержки и возможности кастомизации системы под специфические нужды компании, а также на условия лицензирования и стоимость владения решением в долгосрочной перспективе.

Системы управления рабочими местами позволяют оптимизировать использование офисного пространства. Повышение эффективности достигается за счёт возможности планирования размещения рабочих мест, что позволяет более рационально и с большей выгодой использовать пространство.

Кроме того, такие IWMS-системы позволяют контролировать доступ к помещениям, что обеспечивает безопасность и порядок на рабочих местах. Всё это в совокупности позволяет сократить издержки на содержание офиса, повысить производительность труда и улучшить условия работы сотрудников.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы программный продукт мог быть включён в категорию систем управления рабочими местами, продукт должен:

• Разрешать пользователям бронировать столы, переговорные комнаты, конференц-залы и другие рабочие пространства,
• Предоставлять администраторам инструменты для управления бронированиями, доступом к рабочим пространствам и разрешениями пользователей,
• Отслеживать использование пространства, контролировать эффективность и выявлять тенденции занятости рабочих мест,
• Управлять выбранными рабочими пространствами.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году системы интегрированного управления рабочими местами (IWMS) будут активно развиваться, внедряя инновационные технологии для оптимизации пространства, управления активами и повышения эффективности работы сотрудников. Это позволит компаниям более рационально использовать ресурсы и создавать комфортные условия для персонала.

• Интернет вещей (IoT). Интеграция IoT-устройств для сбора данных о состоянии рабочих пространств, использовании оборудования и потреблении ресурсов, что позволит оптимизировать процессы и снизить затраты.
• Искусственный интеллект и машинное обучение. Применение алгоритмов для анализа данных о рабочих процессах и поведении сотрудников, что поможет выявлять неэффективные практики и предлагать улучшения.
• Виртуальная и дополненная реальность. Использование VR и AR для создания виртуальных туров по офисам, моделирования рабочих пространств и обучения сотрудников, что улучшит понимание планировки и повысит вовлечённость персонала.
• Блокчейн-технологии. Применение блокчейна для обеспечения прозрачности и безопасности данных о договорах аренды, праве собственности и других юридических аспектах управления недвижимостью.
• Интеграция с системами управления энергопотреблением. Связь IWMS с системами управления энергопотреблением для оптимизации использования ресурсов и снижения экологического воздействия.
• Облачные решения. Переход на облачные платформы для обеспечения гибкого доступа к данным, снижения затрат на инфраструктуру и повышения масштабируемости решений.
• Аналитика и отчётность. Развитие инструментов аналитики и отчётности для мониторинга ключевых показателей эффективности (KPI) и принятия обоснованных решений на основе данных.