Системы штатного планирования (СШП)

Системы штатного планирования (СШП, англ. Staffing Planning Systems, SP) – это программные средства, которые предназначены для оптимизации и управления процессом планирования персонала в организации. Такие системы позволяют собирать, анализировать и оценивать информацию о трудовых ресурсах, чтобы обеспечить приемлемый уровень доступности и эффективности персонала. Системы штатного планирования помогают предсказать потребности в персонале, определить требования к квалификации, планировать затраты на персонал и управлять вакансиями.

Штатное планирование в контексте бизнеса представляет собой процесс определения и управления структурой и численностью персонала в организации. Это включает в себя анализ текущих и будущих потребностей компании в сотрудниках, разработку организационной структуры, установление должностных обязанностей и квалификационных требований, а также определение оптимального количества штатных единиц для каждой позиции.

Основные аспекты штатного планирования:

• Анализ потребностей: Оценка текущих и будущих задач, проектов и стратегий компании для определения необходимого количества и квалификации сотрудников.
• Организационная структура: Разработка иерархии должностей и подразделений, отражающих основные направления деятельности и процессы в компании.
• Должностные обязанности: Четкое определение функций и задач для каждой должности, включая требования к квалификации и навыкам.
• Квалификационные требования: Установление критериев отбора кандидатов на основе необходимых знаний, умений и опыта.
• Оптимальное количество штатных единиц: Расчет оптимального числа сотрудников для каждой позиции с учетом текущих и будущих потребностей компании.
• Управление изменениями: Планирование и реализация изменений в штатном расписании в соответствии с изменениями в стратегии, процессах и технологиях компании.
• Оценка эффективности: Регулярный анализ и оценка эффективности штатного планирования для корректировки и оптимизации структуры и численности персонала.

Эффективное штатное планирование способствует повышению эффективности работы компании, оптимизации затрат на персонал и обеспечению соответствия кадрового потенциала стратегическим целям и задачам бизнеса.

Системы штатного планирования предназначены для эффективной организации и управления персоналом в организациях. Они играют ключевую роль в современном менеджменте, помогая руководителям и HR-специалистам оптимизировать рабочие процессы, планировать развитие компании и контролировать расходы на персонал.

Функциональное предназначение систем штатного планирования охватывает несколько ключевых аспектов. Во-первых, они позволяют создавать и обновлять штатное расписание, включая информацию о должностях, ставках заработной платы, количестве штатных единиц и других важных параметрах. Это помогает руководству компании иметь чёткое представление о структуре и составе своего персонала. Во-вторых, системы штатного планирования предлагают инструменты для анализа эффективности работы сотрудников, расчёта фонда оплаты труда и прогнозирования потребностей в персонале на будущее. Это способствует более точному планированию бюджета и принятию обоснованных решений в области управления человеческими ресурсами. В-третьих, они упрощают процесс управления вакансиями, позволяя оперативно реагировать на изменения в структуре компании и потребности в новых сотрудниках.

Системы штатного планирования в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители подразделений и менеджеры по персоналу для анализа текущего состояния кадрового состава и прогнозирования потребностей в сотрудниках;
• специалисты по кадровому планированию и учёту для сбора и обработки данных о трудовых ресурсах, расчёта потребности в персонале и управления вакансиями;
• финансовые директора и экономисты для планирования бюджета на персонал, оценки затрат на заработную плату, обучение и развитие сотрудников;
• топ-менеджеры и руководители компаний для стратегического планирования развития компании с учётом кадровых ресурсов и определения требований к квалификации сотрудников.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем штатного планирования (СШП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством филиалов потребуются СШП с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой распределённых баз данных, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях может быть критически важна функция отслеживания навыков и компетенций сотрудников, а в производственных предприятиях — возможность прогнозирования потребности в персонале в зависимости от сезонных колебаний спроса. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к безопасности данных и возможности их масштабирования, а также необходимость соблюдения определённых стандартов и нормативов, например, требований к обработке персональных данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным задачам организации (например, наличие модулей для прогнозирования потребности в персонале, управления вакансиями, оценки квалификации сотрудников);
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными системами (например, с системами управления предприятием, кадровыми системами, системами учёта и отчётности);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и расширяющийся бизнес;
• уровень безопасности и соответствие законодательным и отраслевым требованиям по защите данных;
• наличие механизмов для настройки системы под специфические бизнес-процессы и отраслевые особенности;
• удобство пользовательского интерфейса и доступность обучающих материалов для сотрудников;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное тестирование нескольких выбранных решений, чтобы оценить их работоспособность в реальных условиях, удобство использования для конечных пользователей и эффективность в решении конкретных задач. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и оценить уровень поддержки и качества обслуживания, предоставляемого разработчиком или поставщиком программного продукта.

Системы штатного планирования играют ключевую роль в управлении и развитии компании, обеспечивая эффективное распределение ресурсов и оптимизацию рабочих процессов. Эти системы предоставляют ряд значительных преимуществ, которые способствуют повышению производительности, снижению издержек и улучшению общей эффективности работы организации.

Во-первых, системы штатного планирования помогают точно определять необходимое количество сотрудников для выполнения текущих и будущих задач, что позволяет избежать как нехватки персонала, так и его избытка. Это особенно важно для компаний, планирующих расширение или изменение структуры своих подразделений. Правильное планирование численности сотрудников позволяет оптимизировать расходы на заработную плату и социальные отчисления, минимизируя финансовые потери.

Кроме того, системы штатного планирования способствуют улучшению качества управления персоналом. Они предоставляют инструменты для анализа эффективности работы каждого сотрудника, выявления слабых мест и разработки мер по их устранению. Это, в свою очередь, повышает мотивацию и лояльность сотрудников, а также способствует их профессиональному росту и развитию.

Таким образом, внедрение систем штатного планирования является важным шагом на пути к успешному управлению компанией, обеспечивающим её устойчивое развитие и конкурентоспособность на рынке.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем штатного планирования, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Создание организационной структуры. Система должна предоставлять инструменты для создания и редактирования организационной структуры компании, включая определение иерархии, отделов и должностей.
• Администрирование. Система должна предоставлять возможность настройки и управления функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.
• Аналитика персонала (HR). Система должна позволять собирать данные о персонале, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом.
• Управление обратной связью. Система должна предоставлять функции для сбора отзывов (замечаний, предложений, комментариев) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании.
• Управление системой оплаты труда. Система должна позволять систематизированно управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем штатного планирования (СШП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня автоматизации процессов. СШП будут всё более тесно взаимодействовать с другими корпоративными системами, использовать расширенные аналитические возможности и искусственный интеллект для прогнозирования потребностей в персонале, а также обеспечивать более глубокий анализ компетенций и производительности сотрудников.

• Интеграция с системами управления талантами. СШП будут более тесно интегрироваться с системами управления талантами, что позволит создавать комплексные решения для привлечения, развития и удержания сотрудников, обеспечивая непрерывный цикл управления человеческими ресурсами.
• Применение алгоритмов машинного обучения. Использование алгоритмов машинного обучения для анализа больших объёмов данных о персонале позволит повысить точность прогнозирования потребностей в кадрах, выявить скрытые закономерности и тренды в поведении сотрудников, а также оптимизировать распределение рабочих ресурсов.
• Развитие модулей прогнозирования кадровых рисков. В СШП будут внедряться более совершенные модули прогнозирования кадровых рисков, которые помогут выявлять потенциальные проблемы с персоналом на ранних стадиях и разрабатывать меры по их минимизации.
• Внедрение технологий обработки естественного языка. Технологии обработки естественного языка (NLP) будут использоваться для анализа резюме, отзывов сотрудников и других текстовых данных, что позволит автоматизировать процесс отбора кандидатов и улучшить качество подбора персонала.
• Расширение возможностей аналитики компетенций. СШП будут предоставлять более глубокие аналитические возможности для оценки компетенций и навыков сотрудников, что поможет оптимизировать процессы обучения и развития персонала, а также повысить эффективность использования человеческих ресурсов.
• Использование блокчейн-технологий для управления данными о персонале. Блокчейн может быть применён для создания надёжной и безопасной системы хранения данных о сотрудниках, что обеспечит защиту конфиденциальной информации и упростит процессы верификации квалификаций и опыта работы.
• Развитие мобильных и облачных решений. СШП будут активно переходить на облачные платформы и предлагать мобильные версии своих продуктов, что обеспечит более удобный доступ к системам с различных устройств и повысит гибкость использования программных решений.